情報源に多様性を求める場合、一番身近なのが、自部門内で様々な情報を集めることです。身近にもかかわらず、意外と活用されていないのではないでしょうか？もちろん同じ企業や組織の中にいると、価値観や志向は似てきますので、多様性の度合いは低くなりますが、それでも社員は会社の中だけで生き、生活している訳ではありません。一人ひとりの考えや保有する情報は、相当異なっているものです。
一方で、同じマネジャーの下の組織ですから、その構成員は身近な範囲で活動を開始することができ、情報共有化のコストは低く抑えることができます。そのため、これらの組織構成員の間での情報共有化の価値は大きいのです。
ここで、自部門内で得られる多様な情報を活用してテーマを創出する方法を5つ紹介します。
1．定期的に自部門内で他の担当社員を含めてテーマ創出セッションを開催する
最も一般的な方法が、定期的に他の担当の社員を含めて、自部門内でテーマ創出セッションを開催することです。自分のテーマでなくても、同じ部門内ですので、他の社員の活動内容を日ごろから聞く機会があり、いろいろ意見やアイデアを持っているものです。このような機会を活用しない手はありません。
また、他の社員の活動についての理解や関心が高まるという副次的効果もあります。
2．少人数のグループ単位でテーマ創出ノルマを与える
少人数の社員グループにテーマ創出のノルマを与え、常にグループメンバーの間で自発的に情報交換が行われるような仕組みが有効です。通常のアイデアセッションなどでは、アイデア創出の場・時間が限定されますが、むしろアイデアというのは、別の作業や思考をしている間、もしくは何もしていない間に、突然浮かんだりすることも多いので、立ち話的に「こんなアイデアが浮かんだんだけどどう思う？」などと、自発的なアイデア交換の場が、不定期かつ定常的に行われることは、効果が大きいものです。
人数は3人が適当です。2人だと多様性が不足し、4人だと議論に加わらない人が出てきます。また、集まるにも人数が増える程、時間調整に手間がかかり、議論の頻度や機会が減ってしまいます。3人であれば、すぐ調整が付き集まることが可能です。
また、定期的にグループ構成員を変えることも効果的です。例えば、各グループに四半期に一テーマずつ出してもらい、毎四半期でメンバーを入れ替えるのです。そうすると情報やアイデアは、短期間であちこちに伝播します。「前のグループの○○君は、あんなこと言っていたんだけど」といった具合です。また、組織内で、様々な組み合わせが起こることになります。加えて、アイデアや情報をグループの間で隠すということは、短期間ではありえても、中長期的には起こり難くなります。
またある期間にまたがる活動ですので、各メンバーがそれぞれ追加的な活動を行い情報を収集するということが起こり、多様性はさらに増幅されていきます。
3．カジュアルな議論のための物理的な場を設ける
米国ではウォーターサーバー（水飲み場）が、カジュアルな意見交換の場になると言われています。日本では、自動販売機の前、たばこ部屋、キュービクル越しの会話、弁当を皆で食べる空間などが、そのようなカジュアルな議論の場にあたります。最近職場の空間に議論のための机と椅子を置くなどというオフィスレイアウトがありますが、むしろ、自然に議論がなされるようなセッティングの方が良いのではないでしょうか？たとえば、自動販売機の前に簡単な机と椅子を置くなどです。それからホワイトボードとマーカーが、オフィスのあちこちに置かれているという環境は、立ち話ついでに議論をする、突然湧いて出たことについて議論をするなど、アイデア創出活動を活性化する方法として有効でしょう。
このようなカジュアルな議論の場は、前述の「少人数グループでのテーマ創出ノルマを与える」と組み合わせることで、大きな効果を発揮します。
4．全員参加型投票とベストアイデアの表彰
少人数グループから出されたテーマは、四半期ごとに全員の前でプレゼンテーションする機会を設け、その後全員の投票により、その期のベストテーマを決めます。そして、部門長から表彰します。このような機会を設けることで、
- -全員のアイデア創出への参画意識を醸成する
- -社員の間で良いアイデアを出そうというモチベーションが働くようにな...
