オフィスでのカイゼン活動

更新日 2022-09-09

投稿日 2019-06-04

　生産現場では一般的に行われているカイゼン活動ですが、オフィス（製品開発部門等を含む）ではまだ一般的とは言えません。生産現場とは違ってオフィスでは、まず改善の対象となるモノが良く見えません。モノが良く見えないため、削減するムダも良くわかりません。さらにオフィスはカイゼン活動のための教育が行われていないことが多いので、皆はどのようにムダを把握してよいのか、またはどのようにムダを削減してよいのかが曖昧です。

　生産現場ではチームで仕事をするので、チームワークを主体とするカイゼン活動がやり易いのですが、個人で仕事をすることが多いオフィスでカイゼン活動を行うためには、強いリーダーシップが不可欠となります。しかしリーダーは往々にして忙しいため、カイゼン活動に加われないのが現状です。この様な理由からも、オフィスでのカイゼン活動は、多くの企業においては、まだまだ一般的ではないと思います。

　僕が所属する製品開発部門でも、これまでカイゼン活動は行われていませんでした。（業務プロセスに問題があった時は、問題が顕在化し、エスカレートして大問題になってからリーンシックスシグマのDMAICフレームワークを使って問題を解決していました）

　しかし周りを良く見てみれば、製品開発部門内でも、 DMAIC でプロジェクトを立ち上げるまでもなく、もっと早く解決したい小さな問題をたくさん見つけることができます。またマネジャーや社員の声に耳を傾ければ、色々な業務上の問題が聞こえきます。

　そこでそれらの小さな問題を解決して、ムダ・ムリ・ムラを削減するために、オフィスでのカイゼン活動を始めてみましたので、今回、紹介します。

1. 問題の把握

　まず第一に取り組んだことは、問題の把握です。問題の把握のために、カイゼンではよく改善ボックスを設置して、思い付いた改善内容を紙切れに買いて投稿してもらうシステムを使います。しかしこのシステムが有効なのは、カイゼン教育が行き届いている組織だけです。残念ながら、一般的なオフィスに改善ボックスを設置しても、あまり有効ではないでしょう。改善ボックスで集めたアイデア数を、集めるのに使った時間（月日）で割れば、改善ボックスの効率が分かります。

　そこで改善ボックスの代わりに、どのような問題を日頃感じているのか、マネジャーや社員に直接インタビューをしてみました。そしてたった1日のインタビューでも100を超える問題を聞き取ることができました。