１．グループウェアとは
最近では、インターネットとパソコン、スマホなしでは仕事だけでなく、日常の生活も不便になってきました。スマホが登場する以前は仕事でのコミュニケーションといえば、いわゆる同期コミュニケーションが主流でした。同期コミュニケーションとは、電話や打合せといった関係者が同じタイミングで会話をする方法のことを指します。しかし、スマホが浸透した今では、非同期コミュニケーションが主流になってきています。例えばLINEはその代表例です。送る相手と受け取る相手が、それぞれ自分の都合の良いタイミングで送受信できるため、非常に効率的にコミュニケーションをとることができます。
この同期コミュニケーションと非同期コミュニケーションをさらに統合して社内やプロジェクト内、取引先などと円滑にコミュニケーションできるようにするツールがグループウェアです。
２．グループウェアの種類
グループウェアは、導入方法によって、大きく2種類に分けることができます。オンプレミス型とクラウド型です。
- オンプレミス型：企業ごとに独自のシステムを用意する方法
- クラウド型：インターネット上に用意されたサービスを利用する方法
以前は、企業ごとに独自のソフトウェアを全社的に導入するオンプレミス型が中心でしたが現在は、ほとんどのグループウェアがクラウドサービスとして提供されており、インターネットに接続できる環境さえあれば、すぐに利用できるようになっています。
オンプレミス型の場合、導入や運用に専門知識が必要となるため、これまでは情報システム部門を抱えられるような規模の企業しか導入できませんでしたが現在は、クラウド型が中心になっているため、どのような規模の企業でも導入できる可能性があります。
３．多岐にわたるサービス形態
グループウェアとして提供されている機能は、非常に多岐に渡ります。提供されている機能によって、ここでも大きく2種類に分けることができます。統合型グループウェアと単機能型グループウェアです。
- 統合型：ほとんどすべての機能がひとつにパッケージされているサービス
- 単機能型：あるひとつの機能に特化して提供されているサービス
会社全体の仕組みを変えるような変化、変革を起こすためには統合型グループウェアがおすすめです。一方で、会社のある一部分について、効率化したい、仕組みを変えたい、という場合には単機能型のサービスでも十分です。
４．多くの機能を課題に合わせて
グループウェアには、非常に多くの機能があります。あなたの解決したい課題に合わせて、導入する機能を決定していきます。
- コミュニケーションの円滑化
電子メール、チャット、テレビ会議、スケジューラ - 情報共有
ファイルサーバ、文書データベース、掲示板 - 社内プロセス
ワークフロー(電子稟議)、会議室予約、設備予約 - プロジェクト管理
予実管理、チケット管理、課題管理
各...
