：実行手順アウトソーシング（その2）

更新日 2023-07-19

投稿日 2020-09-28

【アウトソーシング、連載目次】

♦ アウトソーシング成否のカギは“トップの本気度”

　前回はアウトソーシングの意味と留意点についてお話しましたが、今回はその実行手順について解説します。企業が闇雲にアウトソーシングを導入して失敗した事例はたくさんありますので、慎重に準備を進める必要があります。大まかな流れとしては①外部委託範囲の決定②業者選定③契約の順で検討を進める必要があります。
　ではこの手順に従って以下説明します。

１．外部委託範囲の決定

（１）方針の決定

　アウトソーシングに関する意思決定は慎重に進めなければなりません。そのためにはどのような目的でアウトソーシングを導入するのかを明確にする必要があります。今後会社として進むべき目標や方向性を検討し、経営戦略上どの分野に経営資源を集中させるかを決めます。

　また、アウトソーシングの実施はトップ主導で行われるべきで、成功のカギは導入の過程でトップがリーダーシップを示せるかに懸かっています。

（２）自社業務の見直し

　自社で行っているすべての業務について洗い出しをします。その中でどの業務にどれだけの時間がかかっているか、専門性があるか、定型的な業務であるかなどを洗い出します。

　この作業は委託範囲の決定以外に現在行っている業務を見直す上でのメリットがあります。この段階では、業務改善の一貫や職能給の導入のためといった理由で業務の洗い出しを各社員に依頼し、アウトソーシングの検討であることは伏せておきます。

（３）委託範囲の決定

　アウトソーシング候補業務をリストアップします。これらの業務について現状分析を行い、業務量、業務に必要な時間、業務を担当している人数、定型業務か非定型業務かを調査し、アウトソーシングが効果的かを判断し、その範囲を決定していきます。

　その際アウトソーシングの目的を明確にする必要があります。例えば経理事務のアウトソーシングであれば、経費削減が大部分を占めるでしょうが、情報システム部門のアウトソーシングであれば、単に経費削減だけでなく、専門的知識の活用という戦略的な目的が含まれてきます。経費削減の目的だけであれば、アウトソーシングまでいかなくても業務の見直しだけで済む場合もあります。

　委託範囲を決定した後は、その業務を行っていた社員の処遇も同時に決定していきます。アウトソーシングの導入は社内の反発を招く場合もあります。会社の方針としてアウトソーシングを活用していくことをトップダウンで告知し、強力かつ迅速に進めていくことが必要です。

（４）社内調整と優先順位の決定

　すべての業務を一度にアウトソーシングすることはリスクを伴います。どの分野のどの業務からアウトソーシングをしていくか優先順位を決定します。

２．業者の選定：社風の違いなど見極めも大切

　いよいよ委託先選定の段階に入りますが、委託先次第では効果が半減することになり兼ねず、アウトソーシング導入に関して最も重要なポイントとなります。

（１）委託先の開拓

　委託範囲が決定したところで、委託先の開拓をする必要があります。最近ではインターネット上で日本経済新聞社が「アウトソーシングサーチ」というアウトソーシング業者を検索できるサイトを構築しています。日経BP社もアウトソーシング専門の展示会を毎年開催しています。

　また、実際にアウトソーシングを利用している取引先等から紹介してもらうのも確実な方法です。

（２）調査と絞り込み

　委託先に関する情報を幅広く集め、有望な情報をいくつかリストアップします。そしてそれらの会社と接触して概略調査を行います。会社案内等を提示してもらい聞き取りで調査します。

　次にアウトソーシングする業務範囲と「目的・効果」を明確にした上で、見積りと提案書を提出してもらいます。これを比較検討していきます。業務洗い出しの結果判明した自社の問題点を伝え、その解決策を提案してもらうことで委託先の実力を測ることができます。また見積りには、個々の料金だけでなく、期間内の総額費用も見積ってもらいます。