プロジェクトマネジメントとは？意味や成功させるポイント、具体的な手法を徹底解説

1. プロジェクトマネジメントとは

プロジェクトマネジメントとは、その名前のとおりプロジェクトを管理する方法です。プロジェクトとは、(1)新しい目的を有し、(2)限定されたリソースで遂行し、(3)決められた期間内で終了する活動ですが、なかなか計画どおりには進まないものです。

製造業におけるプロジェクトマネジメントは、少量多品種生産への移行、開発サイクルの短縮などにより、重要性が増大している一方で、その進め方を体系的に学習している組織は多くありません。宇宙開発など大規模プロジェクトを成功させる必要があった米国は、複合民族という国民性もありそのマネジメント体系化に一歩先行しています。日本でももっと普及させる必要があります。

2. プロジェクトマネジメントを行う目的

品質や予算、納期などを守ることは、プロジェクト管理を行っていくうえで当たり前に達成する事です。しかし、その達成自体がプロジェクト管理の最終目的と勘違いしてしまっているケースも多いです。

品質や予算、納期などを守ることを最終目的にせず、プロジェクトで本来達成するべきビジネス的成果（ビジネスとしての成功）が必ずあります。本来の最終目的は、ビジネス的成果を上げるための目的も意識して進めていくことがプロジェクトマネジメントを行う目的です。

3. プロジェクトマネジメントのメリット

プロジェクトマネジメントのメリットとしては、次の5点で、これによりプロジェクトの成功確率が高まります。どんなプロジェクトにもプロジェクトマネジメントの手法を取り入れることで、効果的な成果を得ることができます。

• リスクを事前に予測し、対策を講じることができる。
• プロジェクトの進捗状況を把握しやすくなる。
• プロジェクトの目標達成を効率的に行うことができる。
• リソースの最適な活用が可能となる。
• チームメンバー間のコミュニケーションが円滑になる。

4. プロジェクトマネジメントを実施する人

プロジェクトマネジメントにおけるPMO（Project Management Office）とPM（Project Manager）の役割です。

（１）PMO

PMOはプロジェクトマネジメントオフィスの略で、組織全体のプロジェクトマネジメント活動を支援する部署や機能を指します。PMOの役割は、プロジェクトの計画、実行、監視、報告などを支援し、プロジェクトの成功を確保することです。また、プロジェクトの標準化やベストプラクティスの導入、リソース管理、リスク管理なども担当します。

（２）PM（プロジェクトマネージャー）

PMはプロジェクトマネージャーの略で、特定のプロジェクトをリードし、計画の策定から実行、監視、報告までを担当します。PMの役割は、プロジェクトの目標達成やスケジュール管理、コスト管理、リスク管理、ステークホルダーとのコミュニケーションなどです。PMはプロジェクトチームをまとめ、プロジェクトの成功を実現するために努力します。

5. プロジェクトマネジメントを実施する際の注意点

次のポイントに留意しながら、プロジェクトを進めることで成功に近づくことができます。

• ①目標の明確化：プロジェクトの目標や成果物を明確に定義し、関係者間で共有することが重要です。
• ②スケジュール管理：タスクやマイルストーンのスケジュールを適切に管理し、進捗状況を把握することが必要です。
• ③リスク管理：プロジェクトには様々なリスクが潜んでいますので、リスクを事前に予測し、適切な対策を講じることが重要です。
• ④コミュニケーション：関係者やチームメンバーとの適切なコミュニケーションを行い、情報共有や意思疎通を図ることが大切です。

6. プロジェクトマネジメントを成功させるためのポイント

次が、プロジェクトマネジメントを成功させるための5つのポイントです。どのポイントも重要ですので、バランスよく取り組むことが大切です。

（１）目標の明確化

プロジェクトの目的や目標を明確に定義し、全ての関係者が理解できるように伝えることが重要です。

（２）チームの適切な構築

適切なスキルや経験を持つチームを構築し、メンバー間のコミュニケーションを円滑にすることが成功の鍵となります。

（３）スケジュールと予算の管理

プロジェクトの進捗状況や予算を定期的にモニタリングし、必要に応じて調整を行うことが重要です。

（４）リスク管理

潜在的なリスクを事前に特定し、対策を講じることで、プロジェクトの進行をスムーズにすることができます。

（５） コミュニケーションと報告

関係者との適切なコミュニケーションを確保し、進捗状況や課題を適切に報告することで、全体の透明性を確保しましょう。

7. プロジェクトマネジメントに必要な3つのスキル

プロジェクトマネジメントに必要な3つのスキルは、計画力、コミュニケーション能力、リーダーシップです。これらのスキルは相互に関連し合っており、一つでも欠けるとプロジェクトマネジメントの質が低下します。バランスよくこれらのスキルを身につけることで、プロジェクトの成功率を高めることができます。

（１）計画力

計画力はプロジェクトの成功において基盤となる要素です。この能力が不足していると、プロジェクトの進行が滞り、スケジュールの遅延や予算超過といった問題が発生しやすくなります。具体的には次の点が重要です。

・スケジュール管理

プロジェクトの各フェーズやタスクのタイムラインを明確に設定し、進行状況を追跡します。これにより、期限を守り、納期に間に合わせることができます。

・リソース配分

必要な人材、機材、資金を適切に計画し、効率的に活用することで無駄を減らし、効果的なプロジェクト運営を実現します。

・リスク管理

潜在的なリスクを予測し、それに対する対応策を事前に計画することで、問題発生時の影響を最小限に抑えます。

（２）コミュニケーション能力

コミュニケーション能力は、チーム内外の関係者と効果的に情報を共有し、協力を得るために不可欠です。このスキルが欠如すると、誤解や情報の漏れ、トラブルが生じやすくなります。

・情報共有

プロジェクトの進捗状況や問題点をタイムリーに関係者に伝え、透明性を保ちます。これにより、ステークホルダーの信頼を得て、協力体制を築くことができます。

・問題解決

チーム内での意見の食い違いやトラブルを迅速に解決し、スムーズなプロジェクト進行を促します。

・モチベーション向上

チームメンバーに対して適切なフィードバックを提供し、やる気を引き出すことで、プロジェクトのパフォーマンスを向上させます。

（３）リーダーシップ

リーダーシップは、プロジェクトチームを効果的に導き、目標を達成するために不可欠なスキルです。この能力が欠けていると、チームのモチベーションや生産性が低下し、プロジェクトの成功が危ぶまれます。

・ビジョンの提示

プロジェクトの目的や目標を明確に示し、チーム全体が同じ方向を目指すように導きます。

・意思決定

重要な局面で迅速かつ適切な判断を下し、プロジェクトの進行を円滑にします。

・チームビルディング

メンバーの強みを引き出し、協力し合える環境を作ることで、チームのパフォーマンスを最大化します。