2022年9月12日に掲載した「内容が明確に伝わる技術文書の書き方（その1）」の中で「内容が明確に伝わる技術文書を書くための４項目」として以下の４項目を書きました。この４項目を「理解・習得・実践」することで、内容が明確に伝わる技術文書を書くことができます。
- (1)重要なことを理解する
- (2)書き方の技術を習得する
- (3)必要なことを理解する
- (4)日々のオンザジョブトレーニングを実践する
これらの４項目のうち「(4)日々のオンザジョブトレーニングを実践する」について解説を続けます。
【この連載の前回：内容が明確に伝わる技術文書の書き方（その３８）へのリンク】
１．日々のオンザジョブトレーニングとは
日々のオンザジョブトレーニングとは継続学習のことです。つまり、内容が明確に伝わる技術文書の書き方を学ぶためのトレーニングのことです。仕事を通してトレーニングをすることから日々のオンザジョブトレーニングです。具体的には、下記の「内容が明確に伝わる技術文書の書き方の３原則」と「６つのルールと18の書き方」を使って様々な仕事に関する技術文書を書くことです。
日々のオンザジョブトレーニングの実践で、内容が明確に伝わる技術文書の書き方が習得できます。また、この書き方がレベルアップします。例えば、サッカーを学ぶことを考えます。「止める、運ぶ、蹴る」などの動作は日々のトレーニングで習得できるとともにその技術がレベルアップします。日々のオンザジョブトレーニングの実践もサッカーを学ぶことと同じです。
２．日々のオンザジョブトレーニングの内容
日々のオンザジョブトレーニングには以下に示した４つのトレーニングがあります。
①基本のトレーニング（その36）
②会話を通したトレーニング（その37・その38）
④概要版の作成を通したトレーニング（今回）
③自己添削を通したトレーニング（今回）
今回は、日々のオンザジョブトレーニングに関する４つのトレーニングの後半です。
3．概要版の作成を通したトレーニング
このトレーニングは、内容が明確に伝わる技術文書の書き方を使って仕事（業務）の成果を概要版として作成することです。A3判の用紙1枚以内など制限枚数以内で仕事（業務）の概要版を作成します。制限枚数を設けたうえで概要版を作成するためには以下のことを行う必要があります。
①制限枚数以内で概要版を書くための構成を考える（書き方の第２原則）。
②構成の中に書くべき内容を絞り込む。
＊仕事（業務）の成果の重要度に対して「理解している」で書くべき内容を絞り込むことができます。仕事（業務）の成果の重要度に対して「理解したつもり」では書くべき内容が絞り込めません。「あれも重要、これも重要」と考えてしまい制限枚数以内で概要版を書くことができないからです。
③絞り込んだ内容を制限枚数以内で書くための書き方を考える（書き方の第３原則）。
このような手順となるため制限枚数以内で概要版を作成することは大変です。しかし、これらの手順で作成することから内容が明確に伝わる技術文書の書き方が習得できます。また、この書き方がレベルアップします。
【参考】
弊社のウェブサイトの「マンガで学ぼう・ダウンロードコーナー」の中の「概要版を作成してみよう」から、「概要版を作成するときのポイント」と「概要版の作成例」がダウンロードできます。概要版を作成したことがない方はこれらの資料を参考にしてください。URL：https://www.jtapco.co.jp/download-m
4．自己添削を通したトレーニング
このトレーニングは、技術文書を書いたらその内容が明確に伝わるかどうかを自分で添削することです。「自分が書いた技術文書を読み手の立場に立って添削する」という視点で行うトレーニングです。読み手の立場に立って添削することで内容が明確に伝わらない箇所が見つかります。
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自己添削では、自問自答しながら自分が書いた技術文書をチェックしてください。例えば、以下のような視点でのチェックです。
＊書き手と読み手の違いを認識して書いているか？
＊内容が明確に伝わる構成になっているか？
＊冒頭に書いているか？
＊ペアで書いているか？
＊分けて書いているか？
＊視覚的に書いているか？
＊合わせて書いているか？
＊明確に伝わる文を書いているか？
次回に続きます。
【参考文献】
森谷仁著、「マンガでわかる技術文書の書き方」、オーム社、令和4年3月25日
◆【特集】 連載記事紹介：連載記事のタイトルをまとめて紹介、各タイトルから詳細解説に直リンク！！