文書の内容を短時間で伝えるには？「視覚的に書く」「図解で書く」という書き方

New 2025-02-19

【目次】

例えば、営業資料や技術提案書などの内容の一部を図解で書くとその内容が短時間で明確に伝わります。視覚で内容を理解できるからです。図解で書くことも「ルール４：視覚的に書く」と同じ内容です。そこで、参考として「図解で書く」という書き方について解説します。

文書の内容を短時間で伝えるには？「視覚的に書く」「図解で書く」という書き方

1. 図解で書く

図解とは図で説明することです。つまり「図解で書く」とは内容を図の形式で書くことです。内容を図の形式で書くことから短時間で内容が明確に伝わります。視覚で内容を理解できるからです。例えば、以下のようなある資料での「資料作成方針」があったとします。

文書の内容を短時間で伝えるには？「視覚的に書く」「図解で書く」という書き方

このように文章で書いても内容が明確に伝わります。箇条書きで書いているからです。この内容を図解で書いたものを例１に示します。図解で書いた方が内容が一層明確に伝わります。図を見ることで内容が理解できるからです。

文書の内容を短時間で伝えるには？「視覚的に書く」「図解で書く」という書き方

【例１】

2. 矢印を活用する

矢印は図解で書くときの重要な道具で...

文書の内容を短時間で伝えるには？「視覚的に書く」「図解で書く」という書き方

【目次】

文書の内容を短時間で伝えるには？「視覚的に書く」「図解で書く」という書き方

1. 図解で書く

文書の内容を短時間で伝えるには？「視覚的に書く」「図解で書く」という書き方

【例１】

2. 矢印を活用する

矢印は図解で書くときの重要な道具です。矢印を工夫して使うことが図解で書くときのポイントです。例えば、例１では、「考え方の筋道を明確に」と「技術の裏付けを明確に」の方向に向く矢印を「視覚的に」と「簡潔に」の方向に向く矢印より大きくかつ黒く塗りつぶし目立つようにしています。このように矢印を使うことで、技術資料を作成するうえで「考え方の筋道を明確に」と「技術の裏付けを明確に」に重点を置いていることがこの図解を見ることでわかります。

矢印は図解で書くときだけではなく技術文書の内容の一部を視覚的に書くときにも重要な道具です。「ルール４：視覚的に書く」や「ルール５：合わせて書く」を使って書く場合には矢印を工夫して使うことで内容が一層明確に伝わります。

3. 頭の中を図解で整理する

営業資料や技術提案書などの内容の一部を図解で書くと説明がしやすく、また、説明を聞く方も説明内容が理解しやすくなります。この他、図解は、頭の中を整理するときにも使えます。内容を図で書くと頭の中が整理できます。伝える内容の全体を図で考えるとともにその中で書く内容の関係を図にする過程で頭の中が整理できるからです。伝える内容の関係を考えながら内容を図にしていると「この内容には〇〇も関係がある」などのように、頭の中だけで考えていては気が付かないことにも気が付くことがあります。

例２は「マンガでわかる技術文書の書き方（書籍）」^注１の内容を説明した図解です。初めに考えていた内容より図解の中で書いた内容が増えました。当初考えていなかった内容にも気が付いたからです。図解の書き方に決まりはありません。頭の中を整理したいとき図解で内容を書いてみてください。

文書の内容を短時間で伝えるには？「視覚的に書く」「図解で書く」という書き方