社員教育:日頃の報連相

投稿日

 

1. VIP名簿の大切さ

 ブランドメーカーのB社では、書類のファイリングや会議、面談、出張等のスケジューリング管理をすべて社長秘書が担当しています。主要取引先やメインバンクとのVIP交流もさかんで、秘書の接遇は会社の信用そのものに直結しています。
 
 株主総会が近づいてきたある日、大株主のE氏より社長へ取次依頼の電話がかかってきました。秘書は初めて聞く名前だったため、取次に際して用件や身分について丁寧に確認しました。するとE氏は「俺を知らないのか。すぐ社長へつなげ!」と声高にいいました。驚いた秘書は、急いで社長にE氏より電話が入っている旨を伝えました。 
 
 人材教育
 
 電話に出た社長に、E氏は「大株主の名前を秘書に教えていないのか」と用件をいう前にクレームをつけ、株主への思慮が足らないからだと苦言を述べました。社長は気まずい思いとなり、友好的な話ができなかったことに不満をつのらせました。そして電話を切った後、秘書に厳しいお小言をいったため、秘書はその日一日、明るい対応ができなくなってしまったということです。
 
 慶弔見舞いの通知リスト、緊急連絡先、主要取引先の重役、大株主、団体役員、代議士など、重要な方々については肩書、名前を書いた写真付きリストなどを用意し、秘書に周知させておけば、大きな無礼は防げることでしょう。
 
 最近では名刺の整理もIT化していますが、名簿の機能別(目的別)にすぐ取り出せるようにデータベース(DB)化することをお勧めします。DBが出来ていれば名前を検索して直ちに情報確認ができます。Excelでも十分作成できます。
 

2. 日頃の報・連・相+確認

 教えてない事、訓練してないことについての失敗は、叱ってはいけないでしょう。ましてや、怒ってはいけないのです。教えていないのは、社長本人の責任なのです。もし、訓練をしたのにもかかわらず、2~3度繰り返すようであれば、教え方もさることながら、本人の適性も検討することになるでしょう。あらゆる場面を想定して、日頃からの教育訓練とデータを備えるこ...
 

1. VIP名簿の大切さ

 ブランドメーカーのB社では、書類のファイリングや会議、面談、出張等のスケジューリング管理をすべて社長秘書が担当しています。主要取引先やメインバンクとのVIP交流もさかんで、秘書の接遇は会社の信用そのものに直結しています。
 
 株主総会が近づいてきたある日、大株主のE氏より社長へ取次依頼の電話がかかってきました。秘書は初めて聞く名前だったため、取次に際して用件や身分について丁寧に確認しました。するとE氏は「俺を知らないのか。すぐ社長へつなげ!」と声高にいいました。驚いた秘書は、急いで社長にE氏より電話が入っている旨を伝えました。 
 
 人材教育
 
 電話に出た社長に、E氏は「大株主の名前を秘書に教えていないのか」と用件をいう前にクレームをつけ、株主への思慮が足らないからだと苦言を述べました。社長は気まずい思いとなり、友好的な話ができなかったことに不満をつのらせました。そして電話を切った後、秘書に厳しいお小言をいったため、秘書はその日一日、明るい対応ができなくなってしまったということです。
 
 慶弔見舞いの通知リスト、緊急連絡先、主要取引先の重役、大株主、団体役員、代議士など、重要な方々については肩書、名前を書いた写真付きリストなどを用意し、秘書に周知させておけば、大きな無礼は防げることでしょう。
 
 最近では名刺の整理もIT化していますが、名簿の機能別(目的別)にすぐ取り出せるようにデータベース(DB)化することをお勧めします。DBが出来ていれば名前を検索して直ちに情報確認ができます。Excelでも十分作成できます。
 

2. 日頃の報・連・相+確認

 教えてない事、訓練してないことについての失敗は、叱ってはいけないでしょう。ましてや、怒ってはいけないのです。教えていないのは、社長本人の責任なのです。もし、訓練をしたのにもかかわらず、2~3度繰り返すようであれば、教え方もさることながら、本人の適性も検討することになるでしょう。あらゆる場面を想定して、日頃からの教育訓練とデータを備えることが大事なのです。
 
 人材教育
 
 今回の事態を招いた原因は、日頃の「報・連・相+確認」が十分ではないことです。秘書のケアーをどのようにしているかです。情報は鮮度が「いのち」ですので常時メンテナンスをしましょう。どんな厳しい叱り方をしても、育てよう・自立させようとの心使いがあれば、信頼は強まります。この社長は、大株主にどのように謝ったのでしょうか、秘書には自分の不備を認めたのでしょうか。それとも、秘書の能力にすり替えたのでしょうか。
  

   続きを読むには・・・


この記事の著者

石川  昌平

(株)I&C・HosBizセンターの連絡窓口です

(株)I&C・HosBizセンターの連絡窓口です


「人財教育・育成」の他のキーワード解説記事

もっと見る
マンネリからの脱出 (その2)

3.マンネリ対策にはどんなものがあるだろうか  マンネリから脱却するには、まず頭をつねにプラス方向に回転させなければならなりません。プラス思考の六つの基...

3.マンネリ対策にはどんなものがあるだろうか  マンネリから脱却するには、まず頭をつねにプラス方向に回転させなければならなりません。プラス思考の六つの基...


相手の理解度を下げないやさしい伝え方とは

  【この連載の前回:あなたの「 やる気スイッチ 」はソコにある!へのリンク】   ある方から、「WEB研修に参加する機会が...

  【この連載の前回:あなたの「 やる気スイッチ 」はソコにある!へのリンク】   ある方から、「WEB研修に参加する機会が...


あなたも一瞬で「技術が伝わる」エンジニアになれる(その1)

         【あなたも一瞬で「技術が伝わる」エンジニアになれる 連載目次】 1. 会話を...

         【あなたも一瞬で「技術が伝わる」エンジニアになれる 連載目次】 1. 会話を...


「人財教育・育成」の活用事例

もっと見る
人財教育・人材育成、他人の意見と自分の判断

【目次】 ▼さらに深く学ぶなら!「行動科学」に関するセミナーはこちら! 1. アドバイスや指摘を聞き入れるか拒否するか 色々な状...

【目次】 ▼さらに深く学ぶなら!「行動科学」に関するセミナーはこちら! 1. アドバイスや指摘を聞き入れるか拒否するか 色々な状...


人財教育・人材育成、仕事の影響力を高め、仕事の満足度を高めるには

【目次】 ▼さらに深く学ぶなら!「ビジネススキル」に関するセミナーはこちら! 1. 継続的に成果を出して仕事の影響力を高める 仕...

【目次】 ▼さらに深く学ぶなら!「ビジネススキル」に関するセミナーはこちら! 1. 継続的に成果を出して仕事の影響力を高める 仕...


伝えることの難しさ

1. 自分では当たり前でも、相手にとっては当たり前ではないことだらけ  人前で話をする機会が増えましたが、その都度、話すこと、伝えることの難しさを感...

1. 自分では当たり前でも、相手にとっては当たり前ではないことだらけ  人前で話をする機会が増えましたが、その都度、話すこと、伝えることの難しさを感...