“技術文書を書くこと”について考える(その2)

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技術文書

 

【この連載の前回:“技術文書を書くこと”について考える(その1)へのリンク】 

1.技術文書を書く目的

技術文書を書く目的とは、技術文書の書き手からその読み手に内容を伝達することです。内容とは、書き手が読み手に伝えることです。例えば、仕事の成果、会議や打ち合わせで説明すること、提案や企画の内容、メールで伝えることなどです。書き手はこれらのことを読み手に伝達するため(伝えるため)に技術文書を書きます。

 

2.「内容が伝わる」と「内容が“明確に”伝わる」の違い

「内容が明確に伝わる技術文書」を書くことで技術文書を書く目的が達成できます。ここでは、「内容が伝わる」と「内容が“明確に”伝わる」の違いを解説します。以下の2つの文章を比べてください。

  • Ⅰ:製品Aと製品Bと製品Cの比較の結果、製品Aを選んだ。3つの中で製品Aが最もよかったからだ。
  • Ⅱ:製品Aと製品Bと製品Cの比較の結果、製品Aを選んだ。3つの中で、製品Aは形がシンプルで色も美しくかつ最も使いやすかったからだ。

 

の文章が、「『内容が伝わる』文章」です。書き手がAを選んだこと、すなわち、内容は伝わります。しかし、Aを選んだ具体的な根拠が書いてありません。そのため、この文章を読んだ人は、「何でAを選んだのだろうか、自分だったらBを選ぶと思う。他の人もBあるいはCを選ぶと思う」とこの文章に疑問を持つかもしれません。これでは、読み手がAを選んだこと(内容)が明確に伝わりません。「内容が伝わる」とは、内容がぼんやりと伝わることです。

 

の文章が、「『内容が“明確に”伝わる』文章」です。書き手がAを選んだこととAを選んだ具体的な根拠が書いてあります。このような文章であれば、「なるほど、書き手がAを選んだ根拠がわかった。自分だったらBを選ぶと思う。しかし、書き手は自分と違った視点でAを選んだのか」と思いAを選んだこと(内容)が明確に伝わります。「内容が明確に伝わる」とは、内容がはっきりと伝わることです。

 

「内容が明確に伝わる技術文書」とは、「内容がはっきりと伝...

技術文書

 

【この連載の前回:“技術文書を書くこと”について考える(その1)へのリンク】 

1.技術文書を書く目的

技術文書を書く目的とは、技術文書の書き手からその読み手に内容を伝達することです。内容とは、書き手が読み手に伝えることです。例えば、仕事の成果、会議や打ち合わせで説明すること、提案や企画の内容、メールで伝えることなどです。書き手はこれらのことを読み手に伝達するため(伝えるため)に技術文書を書きます。

 

2.「内容が伝わる」と「内容が“明確に”伝わる」の違い

「内容が明確に伝わる技術文書」を書くことで技術文書を書く目的が達成できます。ここでは、「内容が伝わる」と「内容が“明確に”伝わる」の違いを解説します。以下の2つの文章を比べてください。

  • Ⅰ:製品Aと製品Bと製品Cの比較の結果、製品Aを選んだ。3つの中で製品Aが最もよかったからだ。
  • Ⅱ:製品Aと製品Bと製品Cの比較の結果、製品Aを選んだ。3つの中で、製品Aは形がシンプルで色も美しくかつ最も使いやすかったからだ。

 

の文章が、「『内容が伝わる』文章」です。書き手がAを選んだこと、すなわち、内容は伝わります。しかし、Aを選んだ具体的な根拠が書いてありません。そのため、この文章を読んだ人は、「何でAを選んだのだろうか、自分だったらBを選ぶと思う。他の人もBあるいはCを選ぶと思う」とこの文章に疑問を持つかもしれません。これでは、読み手がAを選んだこと(内容)が明確に伝わりません。「内容が伝わる」とは、内容がぼんやりと伝わることです。

 

の文章が、「『内容が“明確に”伝わる』文章」です。書き手がAを選んだこととAを選んだ具体的な根拠が書いてあります。このような文章であれば、「なるほど、書き手がAを選んだ根拠がわかった。自分だったらBを選ぶと思う。しかし、書き手は自分と違った視点でAを選んだのか」と思いAを選んだこと(内容)が明確に伝わります。「内容が明確に伝わる」とは、内容がはっきりと伝わることです。

 

「内容が明確に伝わる技術文書」とは、「内容がはっきりと伝わる技術文書」と言い換えることができます。

 

次回に続きます。

【参考文献】

森谷仁著、「マンガでわかる技術文書の書き方」、オーム社、令和4年3月25日

 

関連解説記事「書くべきことを自分の頭の中ではっきりさせる」 

 

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この記事の著者

森谷 仁

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!

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