「全体から詳細へ」の考え方でまとめる

投稿日

 
 今回の記事のテーマは、「『全体から詳細へ』の考え方でまとめる」です。「全体から詳細へ」の考え方でまとめた例を2パターン紹介します。
 

1. あることに対して複数の項目を記載する場合

 例えば、ある課題に対してそれを解決するための方法(対策)を複数提案し、その提案項目を提案書に書く場合を考えます。
 
 以下のように、複数の提案項目を順に書いたのがパターンⅠです。
 
パターンⅠ
人財教育
 
 次に、以下のように、まず、提案項目およびその概要を一覧表でまとめ、その次に各提案項目の詳細を書いたのがパターンⅡです。
パターンⅡ 
人財教育
 
 パターンⅡのように、「全体(提案項目の一覧およびその概要)から詳細(提案項目の詳細)へ」のような考え方に基づき提案したことを書くとその提案項目が明確に伝わります。
 

2. 写真を載せる場合について

 弊社の最寄り駅は、西武新宿線の航空公園駅です。航空公園駅の東口駅前広場には戦後初の国産旅客機のYS-11が展示されています。駅前にYS-11が展示してあるのは、所沢が日本の航空発祥の地といわれているからです。
 
 例えば、このYS-11をウェブサイトで紹介することを考えます。以下のように、YS-11を主体とした写真だけを載せたのがパターンⅢ注)です。
 
パターンⅢ
人財教育
 
 次に、以下のように、展示してあるYS-11の周辺の状況がわかる写真およびYS-11を主体とした写真を載せたのがパターンⅣ注)です。
 
パターンⅣ
 
 
 パターンⅣのように、「全体(YS-11の周辺の状況がわかる写真)から詳細(YS-11を主体とした写真)へ」のような考え方に基づきYS-11を紹介するとYS-11が展示されている状況がよくわかります。
 
 注):「拙著:技術者のためのわかりやすい文書の書き方」の中の「ルール5・書き方11:写真や図を入れて書く」では、写真や図を文書に入れる場合には、「写真や図の内容に関するポイントをこれらに簡潔に書き加える」としています。そのため、今回のブログでも、ブログ内に載せた写真のポイントをこれらに簡潔に書き加える必要があります。しかし、今回は、「『全体から詳細へ』の考え方」を理解していただくことが目的のためポイントを書き加えませんでした。
 

3. わかりやすい文書を書くための方法の1つ

 2つの例からわかるように、「『全体から詳細へ』の考え方でまとめる」という方法に基づき文書を書くと内容が明確に伝わります。“全体”が頭の中に入っているのでその中の一部である“詳細”が頭の中に入りやすくなるからです。
 
 「『全体から詳細へ』の考え方でまとめる」こともわかりやすい文書を書くための方法の1つです。
 
 文書を書く場合には、「『全体から詳細へ』の考え方でまとめられないか?」と考えてください。
 
 また、文書を書く場合だけではなく、聞き手に何かを説明する場合にも「全体から詳細へ」の考え方が適用できます...
 
 今回の記事のテーマは、「『全体から詳細へ』の考え方でまとめる」です。「全体から詳細へ」の考え方でまとめた例を2パターン紹介します。
 

1. あることに対して複数の項目を記載する場合

 例えば、ある課題に対してそれを解決するための方法(対策)を複数提案し、その提案項目を提案書に書く場合を考えます。
 
 以下のように、複数の提案項目を順に書いたのがパターンⅠです。
 
パターンⅠ
人財教育
 
 次に、以下のように、まず、提案項目およびその概要を一覧表でまとめ、その次に各提案項目の詳細を書いたのがパターンⅡです。
パターンⅡ 
人財教育
 
 パターンⅡのように、「全体(提案項目の一覧およびその概要)から詳細(提案項目の詳細)へ」のような考え方に基づき提案したことを書くとその提案項目が明確に伝わります。
 

2. 写真を載せる場合について

 弊社の最寄り駅は、西武新宿線の航空公園駅です。航空公園駅の東口駅前広場には戦後初の国産旅客機のYS-11が展示されています。駅前にYS-11が展示してあるのは、所沢が日本の航空発祥の地といわれているからです。
 
 例えば、このYS-11をウェブサイトで紹介することを考えます。以下のように、YS-11を主体とした写真だけを載せたのがパターンⅢ注)です。
 
パターンⅢ
人財教育
 
 次に、以下のように、展示してあるYS-11の周辺の状況がわかる写真およびYS-11を主体とした写真を載せたのがパターンⅣ注)です。
 
パターンⅣ
 
 
 パターンⅣのように、「全体(YS-11の周辺の状況がわかる写真)から詳細(YS-11を主体とした写真)へ」のような考え方に基づきYS-11を紹介するとYS-11が展示されている状況がよくわかります。
 
 注):「拙著:技術者のためのわかりやすい文書の書き方」の中の「ルール5・書き方11:写真や図を入れて書く」では、写真や図を文書に入れる場合には、「写真や図の内容に関するポイントをこれらに簡潔に書き加える」としています。そのため、今回のブログでも、ブログ内に載せた写真のポイントをこれらに簡潔に書き加える必要があります。しかし、今回は、「『全体から詳細へ』の考え方」を理解していただくことが目的のためポイントを書き加えませんでした。
 

3. わかりやすい文書を書くための方法の1つ

 2つの例からわかるように、「『全体から詳細へ』の考え方でまとめる」という方法に基づき文書を書くと内容が明確に伝わります。“全体”が頭の中に入っているのでその中の一部である“詳細”が頭の中に入りやすくなるからです。
 
 「『全体から詳細へ』の考え方でまとめる」こともわかりやすい文書を書くための方法の1つです。
 
 文書を書く場合には、「『全体から詳細へ』の考え方でまとめられないか?」と考えてください。
 
 また、文書を書く場合だけではなく、聞き手に何かを説明する場合にも「全体から詳細へ」の考え方が適用できます。
 
 例えば、NHKのテレビやラジオでのニュースでは、伝えるニュースの項目をニュースの冒頭で紹介することがあります。「今日お伝えする項目はご覧のとおりです」や「今日お伝えする項目は◯◯、△△、▢▢です」のようなニュースの伝え方です。
 
 このような伝え方をするとニュースの内容が視聴者(聴取者)に明確に伝わります。文書と同じように“全体”が頭の中に入っているのでその中の一部である“詳細”が頭の中に入りやすくなるからです。
 
 文書を書く場合でも聞き手に何かを説明する場合でも、「全体から詳細へ」の考え方を適用してください。
 
【参考文献】
 森谷仁著、「技術者のためのわかりやすい文書の書き方」、オーム社、平成27年3月20日
 

   続きを読むには・・・


この記事の著者

森谷 仁

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!


「人財教育・育成」の他のキーワード解説記事

もっと見る
文書の書き方(文書の内容)をチェックするうえでのポイント

1. 文書の書き方(文書の内容)をチェックするうえでのポイント  「『君の書いた文書はわかりにくい』と言われないためにやるべきこと 」の記事の中で以...

1. 文書の書き方(文書の内容)をチェックするうえでのポイント  「『君の書いた文書はわかりにくい』と言われないためにやるべきこと 」の記事の中で以...


“わかりやすい説明資料”を作成するには

1. “わかりにくい説明資料”を渡される  弊社ではA社の複合機をリースしています。以前、A社の複合機をリースする会社(B社とします)の営業マン(C...

1. “わかりにくい説明資料”を渡される  弊社ではA社の複合機をリースしています。以前、A社の複合機をリースする会社(B社とします)の営業マン(C...


視覚的に書くとは

    ここ数年、毎年のように各地で激しい雨が降っています。先日も、台風7号や活発化した梅雨前線の影響で九州地方から近畿地方にかけて大雨となりました。こ...

    ここ数年、毎年のように各地で激しい雨が降っています。先日も、台風7号や活発化した梅雨前線の影響で九州地方から近畿地方にかけて大雨となりました。こ...


「人財教育・育成」の活用事例

もっと見る
高齢化社会の「アンメットニーズ」ー米国3M社の事例

 技術から事業価値への転換こそが、成長戦略成功の鍵と言われて久しい。しかし今年に入っても設備投資に踏み切る企業が多いとは言えないのは、稼げる事業テーマや新...

 技術から事業価値への転換こそが、成長戦略成功の鍵と言われて久しい。しかし今年に入っても設備投資に踏み切る企業が多いとは言えないのは、稼げる事業テーマや新...


製造業の価格交渉とは (タフネゴシエーターの名言)(その1)

        常々、私が思っていることですが、どんなに高く苦労してモノにした技術であっても、それを高く売る...

        常々、私が思っていることですが、どんなに高く苦労してモノにした技術であっても、それを高く売る...


人財教育・人材育成、どのような方法が最も効果的かを考えるより、とにかく行動を最優先にする

【目次】 1. 一生懸命 「一生懸命頑張ります」という言葉はよく言います。新しい目標などに対して決意表明のように使われます。とても...

【目次】 1. 一生懸命 「一生懸命頑張ります」という言葉はよく言います。新しい目標などに対して決意表明のように使われます。とても...