メールで伝えたいことを100%伝える気配りとは

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5S

 

メールによる情報伝達が発達し、対面式の会話機会が少なくなりました。しかし、 メールで伝えたことがなかなか伝わりにくいことも事実です。今回は「メールで伝えたいことを100%伝える気配り」についておはなしします。

 

1. 私たちの対話は、数年前に比べて激減

メールによるコミュニケーションも、チョットした気づかいで、その質が高まります。対話は、相手の表情や話しを聴く状況など、伝えること以外の情報が得られることから、相手に気を配りながら行うことができました。ところが、メールによる情報伝達では、相手の表情やメール受信時(読む)の状況も解らず、気を配るどころか一方的な情報伝達になりがちです。

 

 

2. 2w1h(what/ how to/ why)は忘れずに

私たちの情報伝達は、バーバル(言語)とノンバーバル(非言語)の組み合わせで伝わることが解っています。

 

そして、バーバル(言語)は2割程度。ノンバーバル(非言語)は、8割程度の影響力があることも解っています。私たちの脳は、対話のほとんどを非言語を使って理解しているのです。ところが、メールによる情報伝達になると、ノンバーバルは皆無に近い状態です。

 

このように、メール伝達の危なさを知っていると、メールでの情報伝達や交換が怖くなってしまいます。

 

とはいっても、ここまでメールが私たちの生活や仕事に浸透してしまうと、危ないからといった理由で、使用しないというわけにもいきません。メールでの情報伝達において、少しでもその危なさを削減するにはどうしたら良いのでしょうか?

 

メールでの情報伝達で、その質を高めるには、2W1Hの構成で メール文を作成することです。

 

メール文例:「今日は、顧客満足向上をねらった、ミーティングをwebで行います。」

 

上記の文例は、次の3要素から作られています。

  1. 顧客満足をねらった(why)
  2. ミーティング(what)
  3. webで(How to

このような2W1H構成の文書をメールで送ることが大切です。

 

3. 原因説明と意義説明

また、whyの部分に、もう一工夫すると良いでしょう。

 

例えば

  1. 労災事故が発生したので、装置の取扱は、フローにしたがってください。
  2. 労災事故再発防止のため、装置の取扱は、フローにし...

5S

 

メールによる情報伝達が発達し、対面式の会話機会が少なくなりました。しかし、 メールで伝えたことがなかなか伝わりにくいことも事実です。今回は「メールで伝えたいことを100%伝える気配り」についておはなしします。

 

1. 私たちの対話は、数年前に比べて激減

メールによるコミュニケーションも、チョットした気づかいで、その質が高まります。対話は、相手の表情や話しを聴く状況など、伝えること以外の情報が得られることから、相手に気を配りながら行うことができました。ところが、メールによる情報伝達では、相手の表情やメール受信時(読む)の状況も解らず、気を配るどころか一方的な情報伝達になりがちです。

 

 

2. 2w1h(what/ how to/ why)は忘れずに

私たちの情報伝達は、バーバル(言語)とノンバーバル(非言語)の組み合わせで伝わることが解っています。

 

そして、バーバル(言語)は2割程度。ノンバーバル(非言語)は、8割程度の影響力があることも解っています。私たちの脳は、対話のほとんどを非言語を使って理解しているのです。ところが、メールによる情報伝達になると、ノンバーバルは皆無に近い状態です。

 

このように、メール伝達の危なさを知っていると、メールでの情報伝達や交換が怖くなってしまいます。

 

とはいっても、ここまでメールが私たちの生活や仕事に浸透してしまうと、危ないからといった理由で、使用しないというわけにもいきません。メールでの情報伝達において、少しでもその危なさを削減するにはどうしたら良いのでしょうか?

 

メールでの情報伝達で、その質を高めるには、2W1Hの構成で メール文を作成することです。

 

メール文例:「今日は、顧客満足向上をねらった、ミーティングをwebで行います。」

 

上記の文例は、次の3要素から作られています。

  1. 顧客満足をねらった(why)
  2. ミーティング(what)
  3. webで(How to

このような2W1H構成の文書をメールで送ることが大切です。

 

3. 原因説明と意義説明

また、whyの部分に、もう一工夫すると良いでしょう。

 

例えば

  1. 労災事故が発生したので、装置の取扱は、フローにしたがってください。
  2. 労災事故再発防止のため、装置の取扱は、フローにしたがってください。

 

前述の文書では、whyの部分が「過去」のことを指した文書になっています。これを『原因説明』といいます。逆に、後者の文書では、whyの部分が「未来」をさした文書になっています。これを『意義説明』といいます。

 

一般的にwhyの部分には、『意義説明』を使うと解りやすい・伝わりやすいことが解っています。あなたも、whyに一工夫をしてみませんか?

 

 

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この記事の著者

坂田 和則

現場を見る目が違うからリピート率90%超え。 等身大の言葉で語るから現場ウケしてます。 問題/課題解決モチベーションに火を付けるのなら!

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