1. 組織図の作り方（組織の目的）
組織設計の目的は、企業の経営目的を達成するためであり、企業が活動する上で組織設計は重要な役割を担っています。人材豊富な大企業では、ムダな組織があってもさほど問題になりませんが、中小企業では、組織が有効に機能しなければ命取りになります。少ない人材をやりくりしていかに有効な組織を作り上げるかがトップの手腕の見せどろとなります。
2. 組織を作る目的
組織図をつくるということは、単に部署と責任者の名前を書いた四角いボックスとそれらを結ぶ線を張りめぐらした図を描くということではありません。組織とは、仕事をよりうまく進めていくための人の集まりなので、そこではどのような役割の分担をするのか、どのような意思決定の責任と権限があるのか、どのようにすれば人が育ち、よりよく仕事をしていけるのかが定まっていなければなりません。そうしたことを踏まえた組織図であるべきなのです。
中小企業では殆どの企業が組織や権限を規程化しておらず、業務の範囲と課長、係長などの職位の権限範囲が極めて曖昧です。人手不足で、組織を決めても結局、全員でものごとを進めなければならないので大企業のように組織を作ってもムダ！という考えがあります。形式的には各機能毎に分離独立して一応の組織形態をなしてはいますが、実際面では部門の責任者を飛び越えて、社長や他部署から直接あるいは間接的に指示や命令が出されるようなことがしばしばあります。残念ながら、組織図が単に人の配列表の役目しか果たしていないのです。
こうなると、組織の独立性も尊厳も無視されて、組織の責任者が全く関知も関与もしていない業務命令が存在するという摩訶不思議なことが起こるのです。必然的に組織は混乱し乱れてしまうのです。中小企業の基本的な弱さの原因に、ルールやしくみがないことがあげられます。そのいちばんの根源は、どの部門は（だれが）何の役割を分担するのかということと、どんなことはだれが決定する権限をもっているのかが、曖昧であることです。ただ、この曖昧なことと「組織を決めても結局、全員でものごとを進めなければならない」ということは根本的に違います。
「全員でものごとを進めなければならない」ということは、中小企業の人材は「多能工」であると言うことです。でも、何を行うにしても、そこには組織（責任者）が存在し、その責任者が中心となって、組織力を動員して仕事を完成させなければなりません。結果が悪かったら、責任者は組織として、何が不足していたのかを明らかにし仕事のやり方を改善していかなければなりません。そこから、組織の成長、人材能力のアップが図られます。責任者が不在の、仲良しクラブ的な集まりで仕事をしていたのでは、会社は良くなりません。そこで、組織図ができたらぜひとも、会社の基本的な運営ルールをつくられることをお奨めします。
【主な必要ルール】
・業務分掌（部署ごとの役割分担を数行で表現）
・役職者権限規定（承認行為、業務計画立案、部下教育など）
・組織階層（次長、課長代理などは廃止し、シンプルに）
・スタッフ部門（ライン業務以外の組織）
・辞令（組織を正式移動する場合の通達）
・組織図は経営計画書に毎年入れて、変更点、変更理由を説明する
・役職者権限規定（承認行為、業務計画立案、部下教育など）
・組織階層（次長、課長代理などは廃止し、シンプルに）
・スタッフ部門（ライン業務以外の組織）
・辞令（組織を正式移動する場合の通達）
・組織図は経営計画書に毎年入れて、変更点、変更理由を説明する
3. 組織設計の手順
組織体制を整備するための手順を考えてみます。20～30人の会社であれば、社長がすべて一人で決められる範疇ですが、100人を越えて来るとそうはいきません。スタッフ数人でチームを組んで作業します。
(1) 現状認識
組織的な経営を行うためにまず現状組織の認識が必要です。現状の組織図が無い場合は、各部・各課・責任者・人員数等を把握し、表にまとめます。また、経営方針や年度計画に照らし合わせて、それを実行するための必要な機能や人員を洗い出します。
(2) 組織の見直し、再構築
組織図を基に専門家等の意見を聞き次の事項を確認します。この作業は、総務（人事）部門のスタッフを中心に、不足する場合は、スタッフを他の部署から招いて、プロジェクトチームを構成して作業に当たります。
・ 不足・重複している部署を洗い出し、新たな部署の設置統合案を考える。
・ 責任者不在部署・人員不在部署を洗い出し、人員移動補充案を考える。
・ 経営計画等に適さない業務範囲と職務権限委譲が起きていないか調べる。
・ 内部牽制機能が働く組織・人員配置となっているかを判断する。
・ 自社の業種・業態・規模に適した組織になっているか判断する。
など これらを踏まえ、あるべき組織図案を作成します。
(3) 他規程との整合性
社内規程[社内規程の作成]に謳われている条文と照らして、矛盾（業務分掌と職務権限等）がある場合は修正します。不足してる社内規定があれば、新たに作成します。
(4) 承認
取締役会の承認を得て施行・徹底します。新たな組織や移動によって業務が変わる場合は、その組織の責任者（予定者）にトップより、組織の役割や権限について説明し、理解させ動機づけを行います。トップは、全従業員に対して、新組織の目的、役割について説明し徹底を図ります。
4. 日本とアメリカの組織の違い
従来より日本企業の多くでは職務の役割や機能が明確では有りません。それは日本企業の組織や仕事の分担が人を起点に考えられているからで、「今いる人」に仕事や役職を割り振るから、「副」や「代理」といった職責の曖昧な肩書きが氾濫することになるのです。アメリカの企業では「組織は戦略に従う」という原則があります。まず明確な戦略があり、それに最も適した組織を設計する。その組織は、役割や機能がはっきりとした職務で構成され、それぞれの職務に適任の人が就く。日本企業が「人ベースの組織」であるのに対し、米国企業はあくまで「職務ベースの組織」なのです。
5. 組織力を高めるには
組織力を高めるとは、目的達成のために、そこに集まる多様な個人の力を結集し個人の力の総和以上の力を発揮することです。そのためには、個人1人ひとりの役割がはっきりと認識され、その役割が全力で果たされなくてはなりません。役割とは、機能（例:生産、マーケティング、セールス）だけでなく、階層によっても異なります。ただ気をつけなくてはならないのは、個人個人に明確に役割が分担され、その役割が果たされる＝組織力が高い、とは必ずしもならないことです。「役割を明確にする」ことは大切ですが、組織に必要な機能、仕事のすべてを明確にすることはできません。その意味で、組織力とは「個人個人の役割がきちんと果たされること」だけではなく、役割としてはっきり規定できない隙間が埋められ、さらには「個人個人の仕事を組織の力として結びつける」ことがどうしても必要になります。
組織図は、その企業を映す鏡と言われています...
