内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その2)

投稿日

技術文書

 

【この連載の前回:内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その1)へのリンク】 

「内容が明確に伝わる技術文書を書くための4項目」のうち、まず、「書き方の技術を習得する」について解説します。書き方の技術とは、「内容が明確に伝わる技術文書の書き方の3原則」と「6つのルールと18の書き方」です。

 

1.内容が明確に伝わる技術文書の書き方の3原則とは

書き方の3原則とは、内容が明確に伝わる技術文書を書くうえでの考え方のことです。書き方の3原則を頭の中に入れて技術文書を書くことで、内容が明確に伝わる技術文書を書くことができます。

 

技術文書

 

2.内容が明確に伝わる技術文書の書き方の3原則の概要

ここで、内容が明確に伝わる技術文書の書き方の3原則の概要を解説します。

 

2.1 書き方の第1原則:書き手と読み手の違いを認識する

書き手とは、技術文書を書く人です。また、“知っている人”です。読み手とは、書き手が書いた技術文書を読む人です。読み手は、書き手からの伝達内容に関する事前の知識(情報)がありません。読み手は、書き手が書いた技術文書を読むことで、初めて、書き手からの伝達内容がわかります。つまり、読み手とは、“知らない人”です。この違いを認識することが書き方の第1原則です。

 

書き手と読み手のこの違いを認識して書くことが、内容が明確に伝わる技術文書を書くうえでのスタートです。

 

2.2 書き方の第2原則:内容が明確に伝わる構成を考える

書き方の第2原則とは、内容が明確に伝わる技術文書の構成(骨組み)を考えることです。内容が明確に伝わる技術文書を書くためには技術文書の構成(技術文書の骨組み)が必要です。これは、家を建てるときには柱や梁などの骨組みが必要なことと同じです。

 

2.3 書き方の第3原則:内容が明確に伝わる書き方を考える

書き方の第3原則とは、内容が明確に伝わる技術文書の構成(骨組み)に肉付けをすることです。“6つのルールと18の書き方”を使って肉付けをします。肉付けをすることで内容が明確に伝...

技術文書

 

【この連載の前回:内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その1)へのリンク】 

「内容が明確に伝わる技術文書を書くための4項目」のうち、まず、「書き方の技術を習得する」について解説します。書き方の技術とは、「内容が明確に伝わる技術文書の書き方の3原則」と「6つのルールと18の書き方」です。

 

1.内容が明確に伝わる技術文書の書き方の3原則とは

書き方の3原則とは、内容が明確に伝わる技術文書を書くうえでの考え方のことです。書き方の3原則を頭の中に入れて技術文書を書くことで、内容が明確に伝わる技術文書を書くことができます。

 

技術文書

 

2.内容が明確に伝わる技術文書の書き方の3原則の概要

ここで、内容が明確に伝わる技術文書の書き方の3原則の概要を解説します。

 

2.1 書き方の第1原則:書き手と読み手の違いを認識する

書き手とは、技術文書を書く人です。また、“知っている人”です。読み手とは、書き手が書いた技術文書を読む人です。読み手は、書き手からの伝達内容に関する事前の知識(情報)がありません。読み手は、書き手が書いた技術文書を読むことで、初めて、書き手からの伝達内容がわかります。つまり、読み手とは、“知らない人”です。この違いを認識することが書き方の第1原則です。

 

書き手と読み手のこの違いを認識して書くことが、内容が明確に伝わる技術文書を書くうえでのスタートです。

 

2.2 書き方の第2原則:内容が明確に伝わる構成を考える

書き方の第2原則とは、内容が明確に伝わる技術文書の構成(骨組み)を考えることです。内容が明確に伝わる技術文書を書くためには技術文書の構成(技術文書の骨組み)が必要です。これは、家を建てるときには柱や梁などの骨組みが必要なことと同じです。

 

2.3 書き方の第3原則:内容が明確に伝わる書き方を考える

書き方の第3原則とは、内容が明確に伝わる技術文書の構成(骨組み)に肉付けをすることです。“6つのルールと18の書き方”を使って肉付けをします。肉付けをすることで内容が明確に伝わる技術文書が完成します。

 

技術文書

 

次回に続きます。

 

【参考文献】

森谷仁著、「マンガでわかる技術文書の書き方」、オーム社、令和4年3月25日

 

関連解説記事「書くべきことを自分の頭の中ではっきりさせる」 

 

   続きを読むには・・・


この記事の著者

森谷 仁

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!


「人財教育・育成」の他のキーワード解説記事

もっと見る
文書の内容の伝わり方 内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その28)

◆【特集】 連載記事紹介:連載記事のタイトルをまとめて紹介、各タイトルから詳細解説に直リンク!!   今回は、「ルール6:明確に伝わる文...

◆【特集】 連載記事紹介:連載記事のタイトルをまとめて紹介、各タイトルから詳細解説に直リンク!!   今回は、「ルール6:明確に伝わる文...


動機付けでチームの安全意識を高めるには

  私たちの行動は、モチベーションの高さで決まります。モチベーションが高ければ、意識も高まり、その行動の『質』が高まると同時にパフォーマン...

  私たちの行動は、モチベーションの高さで決まります。モチベーションが高ければ、意識も高まり、その行動の『質』が高まると同時にパフォーマン...


内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その21)

  「6つのルールと18の書き方」に関し「6つのルール」および「18の書き方」の概要について解説してきました。「6つのルールと18の書き方...

  「6つのルールと18の書き方」に関し「6つのルール」および「18の書き方」の概要について解説してきました。「6つのルールと18の書き方...


「人財教育・育成」の活用事例

もっと見る
引き継ぎ資料で押さえるポイントとは

  四半期末や年度末、退職のタイミングで自身の業務を次の担当者に引き継ぐことは誰しも経験があるのではないでしょうか。今回は業務引き継ぎ資料...

  四半期末や年度末、退職のタイミングで自身の業務を次の担当者に引き継ぐことは誰しも経験があるのではないでしょうか。今回は業務引き継ぎ資料...


目標達成の決定打、頭のキャパの空きスペースを作るには

【目次】 国内最多のものづくりに関するセミナー掲載中! ものづくりドットコムでは、製造業に関するセミナーを常時2,00...

【目次】 国内最多のものづくりに関するセミナー掲載中! ものづくりドットコムでは、製造業に関するセミナーを常時2,00...


【SDGs取組み事例】SDGs理念の下、企業と住民が地域課題解決に向け連携 太陽工業株式会社(長野県諏訪市)

♦「真善美」の考えが人を育む  【目次】 国内製造業のSDGs取り組み事例一覧へ戻る SDGs対応が取り引きや会社選...

♦「真善美」の考えが人を育む  【目次】 国内製造業のSDGs取り組み事例一覧へ戻る SDGs対応が取り引きや会社選...