内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その5)

投稿日

技術文書

 

【この連載の前回:内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その4)へのリンク】 

下図の「内容が明確に伝わる技術文書の書き方第1原則」は、技術文書を書くうえで最も重要な原則です。そこで、3回にわたって、書き方の第1原則の考え方に関係したことを解説します。今回は、書き方の第1原則の考え方に関する解説の2回目です。

 

技術文書

 

1.技術提案書を書くときの考え方

以前、あるセミナーで講師を務めました。「中堅・中小企業のための技術提案力向上セミナー」というテーマです。複数の方が講師として登壇してこのテーマに関する内容を解説しました。この中で、次のことを軸にして技術提案書の書き方を解説された方がいました。

“中堅・中小企業が先生で大企業が生徒と考えて技術提案書を書く”

「中堅・中小企業が自社の技術を大企業に教えるように技術提案書を書く」という考え方です。

 

技術提案書とは、提案を受ける側に提案する技術を教えるのでこのような考え方が成立します。この説明を聴いて「この考え方は面白い発想だな」と思いました。この発想は、「学校で先生が生徒に教えるように技術提案書を書く」という意味です。

 

2.技術文書を書くことを考える

業務報告書を書く場合を考えます。業務報告書を書く人が “書き手(業務の成果を知っている人)”です。また、書き手が書いた業務報告書を読む人が “読み手(業務の成果を知らない人)”です。

 

読み手は、書き手が書いた業務報告書を読むことで書き手が行った業務の成果がわかります。つまり、「業務の成果を知らない読み手に、業務の成果を知っている書き手が業務の成果を教えるために業務報告書を書く」と考えることができます。

 

このように考えると、「技術文書とは、読み手が知らないことを読み手に教えてあげるために書き手が書くもの」と考えることができます。この考え方の基になっているのは、「書き手とは “知っている人”、読み手とは “知らない人” を認識して技術文書を書く」という書き方の第1原則の考え方です。

 

“教えてあげる”という考え方で技術文書を書けば「技術文書に書くこと」が明確になります。「読み手に何を教えてあげようか」と考えて技術文書を書くからです。

 ...

技術文書

 

【この連載の前回:内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その4)へのリンク】 

下図の「内容が明確に伝わる技術文書の書き方第1原則」は、技術文書を書くうえで最も重要な原則です。そこで、3回にわたって、書き方の第1原則の考え方に関係したことを解説します。今回は、書き方の第1原則の考え方に関する解説の2回目です。

 

技術文書

 

1.技術提案書を書くときの考え方

以前、あるセミナーで講師を務めました。「中堅・中小企業のための技術提案力向上セミナー」というテーマです。複数の方が講師として登壇してこのテーマに関する内容を解説しました。この中で、次のことを軸にして技術提案書の書き方を解説された方がいました。

“中堅・中小企業が先生で大企業が生徒と考えて技術提案書を書く”

「中堅・中小企業が自社の技術を大企業に教えるように技術提案書を書く」という考え方です。

 

技術提案書とは、提案を受ける側に提案する技術を教えるのでこのような考え方が成立します。この説明を聴いて「この考え方は面白い発想だな」と思いました。この発想は、「学校で先生が生徒に教えるように技術提案書を書く」という意味です。

 

2.技術文書を書くことを考える

業務報告書を書く場合を考えます。業務報告書を書く人が “書き手(業務の成果を知っている人)”です。また、書き手が書いた業務報告書を読む人が “読み手(業務の成果を知らない人)”です。

 

読み手は、書き手が書いた業務報告書を読むことで書き手が行った業務の成果がわかります。つまり、「業務の成果を知らない読み手に、業務の成果を知っている書き手が業務の成果を教えるために業務報告書を書く」と考えることができます。

 

このように考えると、「技術文書とは、読み手が知らないことを読み手に教えてあげるために書き手が書くもの」と考えることができます。この考え方の基になっているのは、「書き手とは “知っている人”、読み手とは “知らない人” を認識して技術文書を書く」という書き方の第1原則の考え方です。

 

“教えてあげる”という考え方で技術文書を書けば「技術文書に書くこと」が明確になります。「読み手に何を教えてあげようか」と考えて技術文書を書くからです。

 

次回に続きます。

 

【参考文献】

森谷仁著、「マンガでわかる技術文書の書き方」、オーム社、令和4年3月25日

 

関連解説記事「相手の立場に立って考える」こと 

 

   続きを読むには・・・


この記事の著者

森谷 仁

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!


「人財教育・育成」の他のキーワード解説記事

もっと見る
【快年童子の豆鉄砲】(その111)OJCCとは(11)数理統計能力

  1. 数理統計手法の活用能力 今回は「企業が社員に求める能力10項目」(表84-1)にもあり、現在の仕事を向上させるための3つの&l...

  1. 数理統計手法の活用能力 今回は「企業が社員に求める能力10項目」(表84-1)にもあり、現在の仕事を向上させるための3つの&l...


わかりやすく書くための条件とは

  1. Hさんのエピソード    私の友人にHさんという方がいます。Hさんは応用理学部門の技術士を持っています。地質の専門家です。地震に関しても詳...

  1. Hさんのエピソード    私の友人にHさんという方がいます。Hさんは応用理学部門の技術士を持っています。地質の専門家です。地震に関しても詳...


視覚的に書く 内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その25)

◆【特集】 連載記事紹介:連載記事のタイトルをまとめて紹介、各タイトルから詳細解説に直リンク!!     今回は、「ルール4...

◆【特集】 連載記事紹介:連載記事のタイトルをまとめて紹介、各タイトルから詳細解説に直リンク!!     今回は、「ルール4...


「人財教育・育成」の活用事例

もっと見る
職場の活動を人財育成と職場活性化の場にするには

 私が勤務していた会社では、「安全衛生推進パトロール」というものがありました。職場ごと、毎月当番制で、所属する職場を巡回し、安全面や3S、5Sの面でパトロ...

 私が勤務していた会社では、「安全衛生推進パトロール」というものがありました。職場ごと、毎月当番制で、所属する職場を巡回し、安全面や3S、5Sの面でパトロ...


人財教育・人材育成、仕事の影響力を高め、仕事の満足度を高めるには

【目次】 ▼さらに深く学ぶなら!「ビジネススキル」に関するセミナーはこちら! 1. 継続的に成果を出して仕事の影響力を高める 仕...

【目次】 ▼さらに深く学ぶなら!「ビジネススキル」に関するセミナーはこちら! 1. 継続的に成果を出して仕事の影響力を高める 仕...


【ものづくりの現場から】クラフト体験を技術者教育に活用(クラフト・ミー)

【特集】ものづくりの現場から一覧へ戻る ものづくりを現場視点で理解する「シリーズ『ものづくりの現場から』」では、現場の課題や課題解消に向けた現場の取り組...

【特集】ものづくりの現場から一覧へ戻る ものづくりを現場視点で理解する「シリーズ『ものづくりの現場から』」では、現場の課題や課題解消に向けた現場の取り組...