内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その13)

投稿日

技術文書

 

「6つのルールと18の書き方」に関し、「6つのルール」および「18の書き方」の概要について解説しています。「6つのルールと18の書き方」を以下に示します。今回も、ルール1(冒頭に書く)・「書き方1:要点を冒頭に書く」の使い方の解説です。

【この連載の前回:内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その12)へのリンク】 

 

人財教育

 

1.「構成を考える」と「書き方1:要点を冒頭に書く」の組み合わせ

「内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その9)」の中で、「メールを書くときにもメールの構成を考えます」と書きました(書き方の第2原則)。そこで、「メールの構成を考える」と「書き方1」の組み合わせについて解説します。

 

例えば、ある社員が上司に以下のようなメールを書いたとします。

 

【メールのパターンⅠ】

昨日A社に、我社の〇〇管理システムの導入を提案しました。その打ち合わせ結果を報告します。

「A社のような規模や事業内容で〇〇管理システムを導入した場合の具体的な効果と具体的な管理コストの削減額を確認したうえで導入するかどうかを決定する」とのことだった。
「今週の木曜日の17時までに、効果と削減額をA社の山田部長までメールで送って欲しい」との指示があった。
〇月〇日の10時からA社で行う次回の打ち合わせでA社の結論を話す。

以 上

 

ここで、メールの構成を考えて書くと以下のようになります。

 

【メールのパターンⅡ】

昨日A社に、我社の〇〇管理システムの導入を提案しました。その打ち合わせ結果を報告します。

1.打ち合わせでの結論

〇〇管理システムの導入に関する結論は出なかった。A社のような規模や事業内容で〇〇管理システムを導入した場合の具体的な効果と具体的な管理コストの削減額を確認したうえで導入するかどうかを決定する。

2.打ち合わせでの指示事項

今週の木曜日の17時までに、効果と削減額をA社の山田部長までメールで送る。

3.今後の予定

〇月〇日の10時からA社で行う次回の打ち合わせでA社の結論を話す。

以 上

 

パターンⅡの場合、メールで伝える内容を「1.打ち合わせでの結論」、「2.打ち合わせでの指示事項」および「3.今後の予定」の3つの項目に区分しました。また、書き方1を使って、メールの要点(打ち合わせでの要点=打ち合わせでの結論)を...

技術文書

 

「6つのルールと18の書き方」に関し、「6つのルール」および「18の書き方」の概要について解説しています。「6つのルールと18の書き方」を以下に示します。今回も、ルール1(冒頭に書く)・「書き方1:要点を冒頭に書く」の使い方の解説です。

【この連載の前回:内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その12)へのリンク】 

 

人財教育

 

1.「構成を考える」と「書き方1:要点を冒頭に書く」の組み合わせ

「内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その9)」の中で、「メールを書くときにもメールの構成を考えます」と書きました(書き方の第2原則)。そこで、「メールの構成を考える」と「書き方1」の組み合わせについて解説します。

 

例えば、ある社員が上司に以下のようなメールを書いたとします。

 

【メールのパターンⅠ】

昨日A社に、我社の〇〇管理システムの導入を提案しました。その打ち合わせ結果を報告します。

「A社のような規模や事業内容で〇〇管理システムを導入した場合の具体的な効果と具体的な管理コストの削減額を確認したうえで導入するかどうかを決定する」とのことだった。
「今週の木曜日の17時までに、効果と削減額をA社の山田部長までメールで送って欲しい」との指示があった。
〇月〇日の10時からA社で行う次回の打ち合わせでA社の結論を話す。

以 上

 

ここで、メールの構成を考えて書くと以下のようになります。

 

【メールのパターンⅡ】

昨日A社に、我社の〇〇管理システムの導入を提案しました。その打ち合わせ結果を報告します。

1.打ち合わせでの結論

〇〇管理システムの導入に関する結論は出なかった。A社のような規模や事業内容で〇〇管理システムを導入した場合の具体的な効果と具体的な管理コストの削減額を確認したうえで導入するかどうかを決定する。

2.打ち合わせでの指示事項

今週の木曜日の17時までに、効果と削減額をA社の山田部長までメールで送る。

3.今後の予定

〇月〇日の10時からA社で行う次回の打ち合わせでA社の結論を話す。

以 上

 

パターンⅡの場合、メールで伝える内容を「1.打ち合わせでの結論」、「2.打ち合わせでの指示事項」および「3.今後の予定」の3つの項目に区分しました。また、書き方1を使って、メールの要点(打ち合わせでの要点=打ち合わせでの結論)をメールの冒頭に書き、結論に関する説明をその後に書きました。

 

パターンⅡのようにメールの構成を考えること、書き方1を使って書くことでメールの内容が明確に伝わります。

 

次回に続きます。

【参考文献】

森谷仁著、「マンガでわかる技術文書の書き方」、オーム社、令和4年3月25日

 

関連解説記事「相手の立場に立って考える」こと 

 

   続きを読むには・・・


この記事の著者

森谷 仁

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!


「人財教育・育成」の他のキーワード解説記事

もっと見る
ものづくりで求められる「考え抜く力」とは

1. 社会人基礎力の必要性  2018年版ものづくり白書の中で、「深刻化する人手不足の中での現場力の維持・強化、デジタル人材等の人材育成・確保の...

1. 社会人基礎力の必要性  2018年版ものづくり白書の中で、「深刻化する人手不足の中での現場力の維持・強化、デジタル人材等の人材育成・確保の...


内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その14)

  「6つのルールと18の書き方」に関し、「6つのルール」および「18の書き方」の概要について解説しています。「6つのルールと18の書き方...

  「6つのルールと18の書き方」に関し、「6つのルール」および「18の書き方」の概要について解説しています。「6つのルールと18の書き方...


用紙1枚でまとめるとは

1. A3判の用紙1枚で調査に関することをまとめる  私の友人(Hさんと呼びます)が地盤調査の会社を経営しています。Hさんは経営者ですがHさん自身も...

1. A3判の用紙1枚で調査に関することをまとめる  私の友人(Hさんと呼びます)が地盤調査の会社を経営しています。Hさんは経営者ですがHさん自身も...


「人財教育・育成」の活用事例

もっと見る
人材の課題 伸びる金型メーカーの秘訣 (その20)

 今回、取り上げる金型メーカーは、I 精機株式会社です。同社は、高い職人技術で、金型製作から試作板金、部品加工まで幅広く手がけてきましたが、今後はその職人...

 今回、取り上げる金型メーカーは、I 精機株式会社です。同社は、高い職人技術で、金型製作から試作板金、部品加工まで幅広く手がけてきましたが、今後はその職人...


伝えることの難しさ

1. 自分では当たり前でも、相手にとっては当たり前ではないことだらけ  人前で話をする機会が増えましたが、その都度、話すこと、伝えることの難しさを感...

1. 自分では当たり前でも、相手にとっては当たり前ではないことだらけ  人前で話をする機会が増えましたが、その都度、話すこと、伝えることの難しさを感...


人財教育・人材育成、期待や願望ではなく成果を出すための行動

【目次】 1. 期待と願望、期待や願望ではなく成果を出すための行動 将来や周りの人に対して期待や願望を持つことはよくあります。その...

【目次】 1. 期待と願望、期待や願望ではなく成果を出すための行動 将来や周りの人に対して期待や願望を持つことはよくあります。その...