内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その21)

投稿日

技術文書

 

「6つのルールと18の書き方」に関し「6つのルール」および「18の書き方」の概要について解説してきました。「6つのルールと18の書き方」を以下に示します。今回は「6つのルールと18の書き方」を「わかりにくい」に対する判断基準にするを解説します。

【この連載の前回:内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その20)へのリンク】 

人財教育

 

1.「6つのルールと18の書き方」を判断基準にする

「内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その20)」の記事の中で以下のことを書きました。

 

「この書き方はわかりにくい(内容が明確に伝わらない)」と気が付くためには、「どのような書き方をしたらわかりにくいか」という「わかりにくい」に対する判断基準が必要です。

 

これまで、「6つのルールと18の書き方」について解説しました。この「6つのルールと18の書き方」が「わかりにくい」に対する判断基準になります。

 

「6つのルールと18の書き方」を使って書けば内容が明確に伝わる技術文書(わかりやすい技術文書)を書くことができます。逆に言うと、「6つのルールと18の書き方」に反した書き方で書けば内容が明確に伝わらない(わかりにくい)技術文書になります。つまり、「6つのルールと18の書き方」が「わかりにくい」に対する判断基準になります。例えば、以下のようなことです。

 

  • 内容の要点を冒頭に書いてないのでわかりにくい。⇒「書き方1:要点を冒頭に書く」に反している。
  • 文の羅列で書いてあるのでわかりにくい。    ⇒「書き方6:かたまりに分けて書く」に反している。
  • 写真がないのでわかりにくい          ⇒「書き方9:写真や図を入れて書く」に反している。
  • 具体的な文を書いてないのでわかりにくい。   ⇒「書き方13:具体的な文を書く」に反している。

 

また、「6つのルールと18の書き方」を使って、「わかりにくい(内容が明確に伝わらない)書き方」を「わかりやすい(内容が明確に伝わる)書き方」に修正することができます。例えば、以下のようことです。

 

  • 内容の要点が文章の最後に書いてあるのでわかりにくい。⇒「書き方1:要点を冒頭に書く」を使って修正しよう。
  • この箇所は文の羅列で書いてあるのでわかりにくい。  ⇒「書き方6:かたまりに分けて書く」を使って修正しよう。
  • 「○○駅では、4月から△△線と□□線との乗り換えが同一ホームでできるようになった。その結果、鉄道利用者の利便性が向上した」と書いてあるのでわかりにくい。⇒「書き方13:具体的な文を書く」を使って修正しよう。

 

この...

技術文書

 

「6つのルールと18の書き方」に関し「6つのルール」および「18の書き方」の概要について解説してきました。「6つのルールと18の書き方」を以下に示します。今回は「6つのルールと18の書き方」を「わかりにくい」に対する判断基準にするを解説します。

【この連載の前回:内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その20)へのリンク】 

人財教育

 

1.「6つのルールと18の書き方」を判断基準にする

「内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その20)」の記事の中で以下のことを書きました。

 

「この書き方はわかりにくい(内容が明確に伝わらない)」と気が付くためには、「どのような書き方をしたらわかりにくいか」という「わかりにくい」に対する判断基準が必要です。

 

これまで、「6つのルールと18の書き方」について解説しました。この「6つのルールと18の書き方」が「わかりにくい」に対する判断基準になります。

 

「6つのルールと18の書き方」を使って書けば内容が明確に伝わる技術文書(わかりやすい技術文書)を書くことができます。逆に言うと、「6つのルールと18の書き方」に反した書き方で書けば内容が明確に伝わらない(わかりにくい)技術文書になります。つまり、「6つのルールと18の書き方」が「わかりにくい」に対する判断基準になります。例えば、以下のようなことです。

 

  • 内容の要点を冒頭に書いてないのでわかりにくい。⇒「書き方1:要点を冒頭に書く」に反している。
  • 文の羅列で書いてあるのでわかりにくい。    ⇒「書き方6:かたまりに分けて書く」に反している。
  • 写真がないのでわかりにくい          ⇒「書き方9:写真や図を入れて書く」に反している。
  • 具体的な文を書いてないのでわかりにくい。   ⇒「書き方13:具体的な文を書く」に反している。

 

また、「6つのルールと18の書き方」を使って、「わかりにくい(内容が明確に伝わらない)書き方」を「わかりやすい(内容が明確に伝わる)書き方」に修正することができます。例えば、以下のようことです。

 

  • 内容の要点が文章の最後に書いてあるのでわかりにくい。⇒「書き方1:要点を冒頭に書く」を使って修正しよう。
  • この箇所は文の羅列で書いてあるのでわかりにくい。  ⇒「書き方6:かたまりに分けて書く」を使って修正しよう。
  • 「○○駅では、4月から△△線と□□線との乗り換えが同一ホームでできるようになった。その結果、鉄道利用者の利便性が向上した」と書いてあるのでわかりにくい。⇒「書き方13:具体的な文を書く」を使って修正しよう。

 

このように、「6つのルールと18の書き方」は、「わかりにくい」に対する判断基準になります。また、「わかりにくい」を「わかりやすい」に修正する方法として使えます。

 

次回に続きます。

【参考文献】

森谷仁著、「マンガでわかる技術文書の書き方」、オーム社、令和4年3月25日

 

関連解説記事「相手の立場に立って考える」こと 

 

   続きを読むには・・・


この記事の著者

森谷 仁

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!


「人財教育・育成」の他のキーワード解説記事

もっと見る
内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その20)

  「6つのルールと18の書き方」に関し「6つのルール」および「18の書き方」の概要について解説しています。「6つのルールと18の書き方」...

  「6つのルールと18の書き方」に関し「6つのルール」および「18の書き方」の概要について解説しています。「6つのルールと18の書き方」...


人財育成(その13) クリーン化について(その108)

  ここのところ、日本の半導体製造に動きが出てきました。シリコンアイランドと呼ばれる九州、中でも熊本県ではすでに半導体工場の建設が始まって...

  ここのところ、日本の半導体製造に動きが出てきました。シリコンアイランドと呼ばれる九州、中でも熊本県ではすでに半導体工場の建設が始まって...


モチベーションのリスキリング【厳選記事紹介】モチベーション理論

     ◆ モチベーションのリスキリング 技術の世界に生きる私たちは、日々、技術力に磨きをかけ、生産性や品質を常に改...

     ◆ モチベーションのリスキリング 技術の世界に生きる私たちは、日々、技術力に磨きをかけ、生産性や品質を常に改...


「人財教育・育成」の活用事例

もっと見る
「気づき」の仕組み 擦り合わせ型開発 基本の仕組み (その2)

【目指すべき開発体制 連載目次】 目指すべき開発体制とは(その1)擦り合わせ型と組み合わせ型 目指すべき開発体制とは(その2)日本企業文化を引きず...

【目指すべき開発体制 連載目次】 目指すべき開発体制とは(その1)擦り合わせ型と組み合わせ型 目指すべき開発体制とは(その2)日本企業文化を引きず...


‐能力開発のシステム創り 製品・技術開発力強化策の事例(その46)

◆能力開発のシステム化に必要不可欠の条件。   前回の事例その45に続いて解説します。                               (...

◆能力開発のシステム化に必要不可欠の条件。   前回の事例その45に続いて解説します。                               (...


‐能力開発のシステム創り 製品・技術開発力強化策の事例(その45)

◆能力開発のシステム化に必要不可欠の条件。   前回の事例その44に続いて解説します。    (1) 情報伝達の仕組み創り   (2) 目標を明確にす...

◆能力開発のシステム化に必要不可欠の条件。   前回の事例その44に続いて解説します。    (1) 情報伝達の仕組み創り   (2) 目標を明確にす...