伝える内容の理解度 内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その31)

投稿日

  人的資源マネジメント

 

1.内容が明確に伝わる技術文書を書くための4項目

内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その1)」で、内容が明確に伝わる技術文書を書くための4項目を解説しました。以下の4項目です。

 

  • ①重要なことを理解する
  • ②書き方の技術を習得する
  • ③必要なことを理解する
  • ④日々のオンザジョブトレーニングを実践する

 

今回も、「③必要なことを理解する」について解説します。「必要なこと」とは、「伝える内容を明確に理解していること」と「頭の中を整理すること」の2項目です。今回は、「伝える内容を明確に理解していること」に関する解説です。

 

【この連載の前回:内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その30)へのリンク】 

2.伝える内容を明確に理解していること

◆誰にでもわかるように書くことは難しい

私の友人にHさんという方がいます。Hさんは地質の専門家です(応用理学部門の技術士を持っています)。Hさんは地質調査の会社を職住一体の住宅の中で経営しているので自宅の近所の方もHさんが地質の専門家だということを知っています。

 

以前、Hさんに地元の町内会の会長さんから「地震のことをわかりやすく書いた資料を作成してほしい」との依頼がありました。地元の人に配るためだそうです。そこで、HさんはA4判の用紙2枚で資料を作成しました。Hさんが住んでいる地域の地質の説明、地震の発生メカニズム、首都直下地震が発生したときの被害想定などをまとめました。

 

町内会長にその資料を渡す前に、Hさんの会社で働いている2名の女性に資料を読んでもらいました。2名の方とも主婦で地質や地震に関する専門知識を持っていません。資料を読んだ2名の方の感想は「専門用語が書いてあったため資料の内容がわかりません」でした。

 

専門家に向けた資料ならば専門用語を使うことができます。しかし、専門知識を持たない一般の人には専門用語を使うことができません。専門用語を使わずに、専門知識を持たない一般の人にもその意味がわかるように書く必要があります。

 

Hさんは推敲を重ねて資料を完成させました。完成した資料を2名の女性に読んでもらったところ「わかりやすくなりました」という感想でした。

 

後日、Hさんが、このことについて話してくれました。そのとき、Hさんが「難しいことを難しく書くことは簡単だが、難しいことを誰でもわかるようにわかりや...

  人的資源マネジメント

 

1.内容が明確に伝わる技術文書を書くための4項目

内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その1)」で、内容が明確に伝わる技術文書を書くための4項目を解説しました。以下の4項目です。

 

  • ①重要なことを理解する
  • ②書き方の技術を習得する
  • ③必要なことを理解する
  • ④日々のオンザジョブトレーニングを実践する

 

今回も、「③必要なことを理解する」について解説します。「必要なこと」とは、「伝える内容を明確に理解していること」と「頭の中を整理すること」の2項目です。今回は、「伝える内容を明確に理解していること」に関する解説です。

 

【この連載の前回:内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その30)へのリンク】 

2.伝える内容を明確に理解していること

◆誰にでもわかるように書くことは難しい

私の友人にHさんという方がいます。Hさんは地質の専門家です(応用理学部門の技術士を持っています)。Hさんは地質調査の会社を職住一体の住宅の中で経営しているので自宅の近所の方もHさんが地質の専門家だということを知っています。

 

以前、Hさんに地元の町内会の会長さんから「地震のことをわかりやすく書いた資料を作成してほしい」との依頼がありました。地元の人に配るためだそうです。そこで、HさんはA4判の用紙2枚で資料を作成しました。Hさんが住んでいる地域の地質の説明、地震の発生メカニズム、首都直下地震が発生したときの被害想定などをまとめました。

 

町内会長にその資料を渡す前に、Hさんの会社で働いている2名の女性に資料を読んでもらいました。2名の方とも主婦で地質や地震に関する専門知識を持っていません。資料を読んだ2名の方の感想は「専門用語が書いてあったため資料の内容がわかりません」でした。

 

専門家に向けた資料ならば専門用語を使うことができます。しかし、専門知識を持たない一般の人には専門用語を使うことができません。専門用語を使わずに、専門知識を持たない一般の人にもその意味がわかるように書く必要があります。

 

Hさんは推敲を重ねて資料を完成させました。完成した資料を2名の女性に読んでもらったところ「わかりやすくなりました」という感想でした。

 

後日、Hさんが、このことについて話してくれました。そのとき、Hさんが「難しいことを難しく書くことは簡単だが、難しいことを誰でもわかるようにわかりやすく書くことは難しい」と話していたことが印象に残っています。

 

次回に続きます。

【参考文献】

森谷仁著、「マンガでわかる技術文書の書き方」、オーム社、令和4年3月25日

◆【特集】 連載記事紹介連載記事のタイトルをまとめて紹介、各タイトルから詳細解説に直リンク!!

 

関連解説記事「相手の立場に立って考える」こと 

 

   続きを読むには・・・


この記事の著者

森谷 仁

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!


「人財教育・育成」の他のキーワード解説記事

もっと見る
内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その37)

  「内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その36)」で、日々のオンザジョブトレーニングでの「会話を通したトレーニング」の概要を解説しまし...

  「内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その36)」で、日々のオンザジョブトレーニングでの「会話を通したトレーニング」の概要を解説しまし...


わかりやすい文書を書くうえで最も重要なこととは

 日々、仕事で様々な文書を書いていると思います。例えば、業務報告書、打合せ資料、技術提案書、社内稟議書、メールなどです。    今回は、これらの文書を...

 日々、仕事で様々な文書を書いていると思います。例えば、業務報告書、打合せ資料、技術提案書、社内稟議書、メールなどです。    今回は、これらの文書を...


「『自分は大丈夫だ』と思うこと」と「わかりやすい文書を書くこと」との関係

 「『自分は大丈夫だ』と思うこと」と「わかりやすい文書を書くこと」には関係があります。そこで、“一方的な思い込み”という切り口でこの関係を解説します。 ...

 「『自分は大丈夫だ』と思うこと」と「わかりやすい文書を書くこと」には関係があります。そこで、“一方的な思い込み”という切り口でこの関係を解説します。 ...


「人財教育・育成」の活用事例

もっと見る
人財教育・人材育成、こだわりと責任範囲

【目次】 ▼さらに深く学ぶなら!「ビジネススキル」に関するセミナーはこちら! 1. こだわり「別の方法がある」と考えることも大事 ...

【目次】 ▼さらに深く学ぶなら!「ビジネススキル」に関するセミナーはこちら! 1. こだわり「別の方法がある」と考えることも大事 ...


リーダーに必要な素養:マネジメント能力とは

 【目次】 ◆ マネジメントと問い合わせ対応は異なります  1. 問い合わせの事例  2. オペレーションの一部になっているのはマネジメントでは...

 【目次】 ◆ マネジメントと問い合わせ対応は異なります  1. 問い合わせの事例  2. オペレーションの一部になっているのはマネジメントでは...


人財教育・人材育成、勝ち負け思考とは?無意識に自分と相手を比較

    【目次】 ▼さらに深く学ぶなら!「行動科学」に関するセミナーはこちら! ▼さらに幅広く学ぶなら!「分野...

    【目次】 ▼さらに深く学ぶなら!「行動科学」に関するセミナーはこちら! ▼さらに幅広く学ぶなら!「分野...