文書の内容の伝わり方 内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その28)

投稿日

技術文書

◆【特集】 連載記事紹介連載記事のタイトルをまとめて紹介、各タイトルから詳細解説に直リンク!!

 

今回は、「ルール6:明確に伝わる文を書く」の中の「書き方15:能動態の文を書く」に関する補足解説です。「文の書き方で内容の伝わり方が変わる」という内容です。

【この連載の前回:内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その27)へのリンク】 

 

人財教育

 

1.書き方15:能動態の文を書く

書き方15:能動態の文を書く」とは、書き手が「考えたこと・判断したこと・思ったこと」を書く場合には能動態の文を書くことです。以下の文を比べてください。なお、この文の内容はこの文の書き手が考えたこととします。

 

  • Ⅰ:この交差点では、歩行者と左折者との接触事故が多発している。そこで、この交差点を、スクランブル交差点に改良する必要があると考えられた。
  • Ⅱ:この交差点では、歩行者と左折者との接触事故が多発している。そこで、この交差点を、スクランブル交差点に改良する必要があると私は考えた。

 

Ⅰの文のように、「考えられた」と受動態で書いてある文を読むと、自分の考えを明確に言い切ることを避けているように受け取れます。また、自分の考えに自信がないように受け取れます。このように、受動態で書くと内容がぼんやりとするため文の内容が明確に伝わりません。

 

Ⅱの文のように、「私は考えた」と能動態で書いてある文を読むと、自分の考えを明確に言い切る姿勢や自分の考えに対する自信が読み取れます。このように、能動態で書くと文の内容が明確に伝わります。

 

このように、書き手が「考えたこと・判断したこと・思ったこと」を書く場合、受動態で書くのと能動態で書くのでは内容の伝わり方が変わります。

 

Ⅱの文では、「私は」という文の主語を書きました。日本語では文を読んだ場合、文の主語がわかるときにはその主語が省略できます。したがって、この文の場合には、主語(私は)が省略できます。しかし、「私は考えた」と書くことで文の主語が明確になります。また、「私は・・・」と書くことで自分が「考えたこと・判断したこと・思ったこと」であることを強調できます。

 

この他、「書き方17:肯定...

技術文書

◆【特集】 連載記事紹介連載記事のタイトルをまとめて紹介、各タイトルから詳細解説に直リンク!!

 

今回は、「ルール6:明確に伝わる文を書く」の中の「書き方15:能動態の文を書く」に関する補足解説です。「文の書き方で内容の伝わり方が変わる」という内容です。

【この連載の前回:内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その27)へのリンク】 

 

人財教育

 

1.書き方15:能動態の文を書く

書き方15:能動態の文を書く」とは、書き手が「考えたこと・判断したこと・思ったこと」を書く場合には能動態の文を書くことです。以下の文を比べてください。なお、この文の内容はこの文の書き手が考えたこととします。

 

  • Ⅰ:この交差点では、歩行者と左折者との接触事故が多発している。そこで、この交差点を、スクランブル交差点に改良する必要があると考えられた。
  • Ⅱ:この交差点では、歩行者と左折者との接触事故が多発している。そこで、この交差点を、スクランブル交差点に改良する必要があると私は考えた。

 

Ⅰの文のように、「考えられた」と受動態で書いてある文を読むと、自分の考えを明確に言い切ることを避けているように受け取れます。また、自分の考えに自信がないように受け取れます。このように、受動態で書くと内容がぼんやりとするため文の内容が明確に伝わりません。

 

Ⅱの文のように、「私は考えた」と能動態で書いてある文を読むと、自分の考えを明確に言い切る姿勢や自分の考えに対する自信が読み取れます。このように、能動態で書くと文の内容が明確に伝わります。

 

このように、書き手が「考えたこと・判断したこと・思ったこと」を書く場合、受動態で書くのと能動態で書くのでは内容の伝わり方が変わります。

 

Ⅱの文では、「私は」という文の主語を書きました。日本語では文を読んだ場合、文の主語がわかるときにはその主語が省略できます。したがって、この文の場合には、主語(私は)が省略できます。しかし、「私は考えた」と書くことで文の主語が明確になります。また、「私は・・・」と書くことで自分が「考えたこと・判断したこと・思ったこと」であることを強調できます。

 

この他、「書き方17:肯定文を書く」の使用の有無でも内容の伝わり方が変わります。「文の書き方で内容の伝わり方が変わる」ということを認識して技術文書を書いてください。

 

次回に続きます。

【参考文献】

森谷仁著、「マンガでわかる技術文書の書き方」、オーム社、令和4年3月25日

 

関連解説記事「相手の立場に立って考える」こと 

 

   続きを読むには・・・


この記事の著者

森谷 仁

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!


「人財教育・育成」の他のキーワード解説記事

もっと見る
内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その19)

  1.解説した“書き方”の整理 「6つのルールと18の書き方」に関し「6つのルール」および「18の書き方」の概...

  1.解説した“書き方”の整理 「6つのルールと18の書き方」に関し「6つのルール」および「18の書き方」の概...


“わかりやすい説明資料”を作成するには

1. “わかりにくい説明資料”を渡される  弊社ではA社の複合機をリースしています。以前、A社の複合機をリースする会社(B社とします)の営業マン(C...

1. “わかりにくい説明資料”を渡される  弊社ではA社の複合機をリースしています。以前、A社の複合機をリースする会社(B社とします)の営業マン(C...


物流現場管理を導入する 物流人財育成(その5)

  【物流人財育成 連載目次】 1.物流マンへの期待値 2.物流IEを育成する 3.物流技術スタッフを育成する 4.物流現場管理を...

  【物流人財育成 連載目次】 1.物流マンへの期待値 2.物流IEを育成する 3.物流技術スタッフを育成する 4.物流現場管理を...


「人財教育・育成」の活用事例

もっと見る
人財教育・人材育成、正しいこと、正しいことにとらわれ過ぎないことも大事

【目次】 ▼さらに深く学ぶなら!「行動科学」に関するセミナーはこちら! ▼さらに幅広く学ぶなら!「分野別のカリキュラム」に関するオ...

【目次】 ▼さらに深く学ぶなら!「行動科学」に関するセミナーはこちら! ▼さらに幅広く学ぶなら!「分野別のカリキュラム」に関するオ...


中国のクリーン化担当女性の事例

 私が足繁く通っていた、中国の工場の女性クリーン化担当の話です。その工場は上海から車で2時間ほどのところにあり、約1万人の社員を抱えていました。その女性は...

 私が足繁く通っていた、中国の工場の女性クリーン化担当の話です。その工場は上海から車で2時間ほどのところにあり、約1万人の社員を抱えていました。その女性は...


仕事に取組む基本とは

◆ 仕事に取組むための基本条件   1. 一対一の原則を守る・・・指示命令と報・連・相+【確認】 の励行  D社は、技術力のある企業ですが、創業...

◆ 仕事に取組むための基本条件   1. 一対一の原則を守る・・・指示命令と報・連・相+【確認】 の励行  D社は、技術力のある企業ですが、創業...