常に書けるようになるために 内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その43)

投稿日

プレゼンテーション

 

今回は「内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その42)」の続きの内容です。

【この連載の前回:内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その42)へのリンク】 

 

1.セットで学ぶこと

前回「セットで学ぶことが、内容が明確に伝わる技術文書を“常に”書くためのポイントです」と書きました。

 

セットで学ぶことで、例えば、業務や研究の報告書、会議や打ち合わせの資料、メールなど仕事で必要な技術文書の内容を明確に伝わるように書くことが常にできます。これは『重要なことを理解する』『書き方の技術を習得する』『必要なことを理解する』『日々のオンザジョブトレーニングを実践する』の4項目がすべて関連しているからです。

 

2.4項目がすべて関連しているとは

4項目がすべて関連しているとは以下のようなことです。

 

Ⅰ:「重要なことを理解する」を学ぶことで「技術文書を書く目的=技術文書の書き手からその読み手に内容を伝達すること」がわかります。これがわかることで、技術文書を書くうえでの“書き手”と“読み手”の存在が明確になります。

 

Ⅱ:書き手と読み手の存在が明確になると「書き方の第1原則 注1)」を学ぶことで、技術文書の書き手とその読み手の違いの認識の必要性や読み手の立場に立って技術文書を書くことの必要性がわかります。
注1):書き方の第1原則とは「書き方の技術を習得する」の中の一項目です。

 

Ⅲ:これらがわかることで「読み手の立場に立って技術文書の書き方を考える必要があることがわかります。すなわち、読み手の立場に立って、技術文書の構成を考え(書き方の第2原則 注2))、6つのルールと18の書き方 注3)を使ってその構成に肉付けすることです。

注2):書き方の第2原則とは「書き方の技術を習得する」の中の一項目です。
注3):6つのルールと18の書き方とは「書き方の技術を習得する」の中の一項目です。

 

技術文書

 

人財教育

 

Ⅳ:「必要なことを理解する」を学ぶことで「内容が明確に伝わる技術文書を常に書くためには、書き方の技術を使って書くだけではなく、自分の頭の中を常に整えることも必要だ」とわかります。

 

Ⅴ:「日々のオンザジョブトレーニングを実践する」を学ぶことで「内容が明確に伝わる技術文書を常に書くためには『重要なことを理解する』『書き方の技術を習得する』『必要なことを理解する』だけではなく継続教育(日々のオンザジョブトレーニング)も必要だ」とわかります。

 

Ⅰ~Ⅴの流れからわかるように「重要なことを理解する」「書き方の技術を習得する」「必要なことを理解する」「日々のオンザジョブトレーニングを実践する」の4項目はこのように関連しています。

 

4項目をセットで学ぶことが、内容が明確に伝わる技術文書を学ぶうえ...

プレゼンテーション

 

今回は「内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その42)」の続きの内容です。

【この連載の前回:内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その42)へのリンク】 

 

1.セットで学ぶこと

前回「セットで学ぶことが、内容が明確に伝わる技術文書を“常に”書くためのポイントです」と書きました。

 

セットで学ぶことで、例えば、業務や研究の報告書、会議や打ち合わせの資料、メールなど仕事で必要な技術文書の内容を明確に伝わるように書くことが常にできます。これは『重要なことを理解する』『書き方の技術を習得する』『必要なことを理解する』『日々のオンザジョブトレーニングを実践する』の4項目がすべて関連しているからです。

 

2.4項目がすべて関連しているとは

4項目がすべて関連しているとは以下のようなことです。

 

Ⅰ:「重要なことを理解する」を学ぶことで「技術文書を書く目的=技術文書の書き手からその読み手に内容を伝達すること」がわかります。これがわかることで、技術文書を書くうえでの“書き手”と“読み手”の存在が明確になります。

 

Ⅱ:書き手と読み手の存在が明確になると「書き方の第1原則 注1)」を学ぶことで、技術文書の書き手とその読み手の違いの認識の必要性や読み手の立場に立って技術文書を書くことの必要性がわかります。
注1):書き方の第1原則とは「書き方の技術を習得する」の中の一項目です。

 

Ⅲ:これらがわかることで「読み手の立場に立って技術文書の書き方を考える必要があることがわかります。すなわち、読み手の立場に立って、技術文書の構成を考え(書き方の第2原則 注2))、6つのルールと18の書き方 注3)を使ってその構成に肉付けすることです。

注2):書き方の第2原則とは「書き方の技術を習得する」の中の一項目です。
注3):6つのルールと18の書き方とは「書き方の技術を習得する」の中の一項目です。

 

技術文書

 

人財教育

 

Ⅳ:「必要なことを理解する」を学ぶことで「内容が明確に伝わる技術文書を常に書くためには、書き方の技術を使って書くだけではなく、自分の頭の中を常に整えることも必要だ」とわかります。

 

Ⅴ:「日々のオンザジョブトレーニングを実践する」を学ぶことで「内容が明確に伝わる技術文書を常に書くためには『重要なことを理解する』『書き方の技術を習得する』『必要なことを理解する』だけではなく継続教育(日々のオンザジョブトレーニング)も必要だ」とわかります。

 

Ⅰ~Ⅴの流れからわかるように「重要なことを理解する」「書き方の技術を習得する」「必要なことを理解する」「日々のオンザジョブトレーニングを実践する」の4項目はこのように関連しています。

 

4項目をセットで学ぶことが、内容が明確に伝わる技術文書を学ぶうえでの大きな特徴です。内容が明確に伝わる技術文書が“常に”書けるようになるためです。

次回に続きます。

 

【参考文献】

  • 森谷仁著、「マンガでわかる技術文書の書き方」、オーム社、令和4年3月25日
◆【特集】 連載記事紹介:連載記事のタイトルをまとめて紹介、各タイトルから詳細解説に直リンク!!

 

 
 

   続きを読むには・・・


この記事の著者

森谷 仁

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!


「人財教育・育成」の他のキーワード解説記事

もっと見る
説明力と説得力を高めるための戦略とは

  コミュニケーションについて学ぶことは、あなたの話し方の質を高めます。相手を「うん!わかった!」と思わせる話し方は、あなた自身と組織に強...

  コミュニケーションについて学ぶことは、あなたの話し方の質を高めます。相手を「うん!わかった!」と思わせる話し方は、あなた自身と組織に強...


「やりがい」のある仕事とは

  1. やりがい のある仕事 『 やりがい のある仕事』ができている人って、きっとその瞬間、楽しくてイキイキと過ごしているのでしょうね...

  1. やりがい のある仕事 『 やりがい のある仕事』ができている人って、きっとその瞬間、楽しくてイキイキと過ごしているのでしょうね...


内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その38)

  1.「会話を通したトレーニング」について(その2) 「内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その37)」で、会話を通した日々のオンザジ...

  1.「会話を通したトレーニング」について(その2) 「内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その37)」で、会話を通した日々のオンザジ...


「人財教育・育成」の活用事例

もっと見る
コストを明確にして、評価できる人材を育成する(その1)

 コストを明確にして、評価できる人材を育成する過程を、次のS社を例に、二回に分けて解説します。   1.S社の背景  S社は、印刷機械の受注の窓...

 コストを明確にして、評価できる人材を育成する過程を、次のS社を例に、二回に分けて解説します。   1.S社の背景  S社は、印刷機械の受注の窓...


「相手中心」で喜ばれる会話と怒りをよぶ会話の具体例

    【目次】   1. 押しつけは怒りを呼ぶ。だったら、相手に任せればいい? 「A案とB案...

    【目次】   1. 押しつけは怒りを呼ぶ。だったら、相手に任せればいい? 「A案とB案...


部下の育成とは:物流管理者の育て方(その3)

  ◆ 部下の育成 皆さんの会社の物流管理者は部下の育成をしっかりとできていますでしょうか。自部門で必要なスキルを棚卸し、それを確実にで...

  ◆ 部下の育成 皆さんの会社の物流管理者は部下の育成をしっかりとできていますでしょうか。自部門で必要なスキルを棚卸し、それを確実にで...